Grupa Eko-Tur Instytut Kształceni Eko-Tur Doradztwo Prawne Eko-Tur Baza Nauczycieli Edurada PrimoPsyche
powrót

Jesteś tutaj: Strona główna \ Biblioteka pedagogiczna \ Odpowiedzialność dyrektora szkoły a dyscyplina budżetowa

Odpowiedzialność dyrektora szkoły a dyscyplina budżetowa

08:35 07-05-2014

Dla kogo: Dyrektorzy , Księgowi

Kategoria: Księgowość i finanse

Poważne naruszenie dyscypliny finansów publicznych i odpowiedzialność za ukrywanie przekroczenia planu wydatków w ewidencji księgowej w państwowej jednostce budżetowej może nieść za sobą poważne konsekwencje. Jakie?

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego główny księgowy analizował wykonanie wydatków w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej i tam, gdzie występowały przekroczenia planu finansowego sporządzał wewnętrzny dokument Pk – Polecenie księgowania, w którym odnosząc się do konkretnych dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) korygował pierwotne zaklasyfikowanie wydatków tak, aby kwoty przekraczające plan finansowy w danym rozdziale i paragrafie zostały przeniesione do rozdziału i paragrafu, w którym jeszcze były wolne rezerwy środków finansowych. Dokumenty wewnętrzne sporządzone w ten sposób, opisywał jako „korekta rozliczenia”, nie były one przez nikogo podpisywane – ani przez osobę sporządzającą, ani przez osobę sprawdzającą, ani zatwierdzającą do księgowania. Z wyjaśnień złożonych przez dyrektora jednostki wynikało, iż nie był świadomy naruszenia przepisów i ukrywania tego faktu przez głównego księgowego, natomiast główny księgowy twierdził, że wszystkie kwestionowane zapisy wprowadzane przez niego do ksiąg rachunkowych były dokonywane na polecenie dyrektora.

Procesy związane z rozdysponowywaniem środków publicznych są regulowane szeregiem norm prawnych składających się na tzw. dyscyplinę finansów publicznych. W przypadku dokonywania wydatków w państwowej jednostce budżetowej do podstawowej norm tej dyscypliny należą nakazy:

1. Ponoszenia wydatków na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki (art.44 ust.1 pkt.3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych: uofp).

2. Klasyfikowania wydatków publicznych według działów i rozdziałów – określających rodzaj działalności, oraz paragrafów – określających rodzaj wydatku (art.39 ust.1 uofp), przy czym klasyfikację tę należy stosować zarówno na etapie ustalania planu  finansowego jednostki, jak i na etapie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków oraz ewidencjonowania tych procesów (§ 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w związku z § 4ust.2, § 10-11, § 15 ust.1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 roku w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych);

3. Prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w przepisach o finansach publicznych (art. 40 ust.1-3 uofp), co w przypadku dokonywania wydatków oznacza konieczność ujmowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych z tym związanych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem (art.24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości; dalej: uor) w sposób pozwalający na odczytanie szczegółowej podziałki klasyfikacji budżetowej każdego wydatku:

- z poszczególnych dowodów księgowych w ramach ich dekretacji (art. 21 ust.1 pkt. 6 uor),

- z odpowiednich kont ewidencji księgowej prowadzonej w porządku systematycznym (opis zasad funkcjonowania kont księgi głównej jednostki budżetowej).

Przestrzeganie powyższych przepisów w prowadzeniu gospodarki finansowej i rachunkowości danej jednostki organizacyjnej należy zapewnić w ramach obowiązujących w niej procedur kontroli zarządczej ustalanych przez kierownika jednostki (art.68 ust.1 i ust.2 oraz art.69 ust.1 pkt.3 uofp), należą do nich:

1. Wstępna kontrola merytoryczna dokumentów księgowych wykonywana zwyczajowo przez pracownika odpowiedzialnego w strukturze danej jednostki za realizację określonego rodzaju zadań.

2. Wstępna kontrola dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, wykonywana przez głównego księgowego jednostki.

3. Autoryzacja każdej operacji skutkującej dokonaniem wydatku ze środków publicznych przed jej wykonaniem przez kierownika jednostki.

4. Wstrzymanie operacji, której realizacja mogłaby doprowadzić do przekroczenia planu wydatków i podjęcie odpowiednich działań (wycofanie się jednostki z transakcji z kontrahentem lub zmiana planu wydatków).

5. Dekretacja dokumentów księgowych po dokonaniu wydatków.

6. Obowiązek przeprowadzenia kontroli wstępnej i autoryzacji dowodów wewnętrznych służących do korygowania zapisów w księgach rachunkowych jednostki.

7. Obowiązek kontroli prawidłowości zapisów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych.

 Przy właściwie określonych i właściwie funkcjonujących powyższych procedurach w jednostce budżetowej nie powinno być możliwe dokonanie wydatków przekraczających plan w danym dziale, rozdziale i paragrafie wydatków budżetowych. Przed takimi sytuacjami chroni nas co najmniej trzystopniowa kontrola każdego dokumentu księgowego: merytoryczna (wskazany pracownik odpowiedzialny za realizację zadania), wstępna, określająca prawidłowość operacji gospodarczych i finansowych (główny księgowy), ostateczna – zatwierdzająca operację do realizacji (kierownik jednostki).

Jeżeli zobowiązania, wynikające z danego dowodu księgowego, dotyczą wydatków, które nie były przewidziane w planie finansowym jednostki na etapie tworzenia tego planu i/lub przekroczyły limit wydatków określonym w danym dziale, rozdziale  i paragrafie klasyfikacji budżetowej, to okoliczności te powinny znaleźć swój obraz w opisie merytorycznym dokumentu, którego realizacja powinna być wstrzymana przez pracownika, który jako pierwszy odkrył tę nieprawidłowość i powinien on niezwłocznie poinformować o tym fakcie kierownika jednostki.

Ukrywanie faktu dokonywania wydatków przekraczających plan finansowy poprzez fałszowanie zapisów w księgach rachunkowych nie zwalnia z odpowiedzialności ani dyrektora, ani głównego księgowego jednostki.

Dyrektor zgodnie z art.53 ust.1 uofp odpowiada za całość gospodarki finansowej. Powinien również zapewnić przebieg procesów związanych z wydatkowaniem środków w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, ustalając odpowiednie procedury kontroli zarządczej i zapewniając ich stosowanie przez podległych pracowników. Drugą osobą, która odpowiada bezpośrednio za powstałą sytuację jest główny księgowy, któremu kierownik jednostki na piśmie powierzył obowiązki z zakresu gospodarki finansowej na podstawie art.54 ust.1 uofp, w tym prowadzenie rachunkowości oraz dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym.

Zarówno kierownik jednostki, jak i główny księgowy nie wzięli pod uwagę, że nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych obciąża ich bezpośrednio, nawet jeśli nie złożyli oni podpisów na obciążających ich dokumentach.

Pamiętajmy o dokonywaniu zmian w planach finansowych jednostek przed zaciągnięciem zobowiązań finansowych, by uchronić się przed poważnym naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

 Renata Topór – edukator Instytutu Kształcenia Eko-Tur, audytor wewnętrzny, certyfikowany księgowy Ministerstwa Finansów, właściciel biura rachunkowo-audytorskiego, ekonomista i rachunkowiec, główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych. Specjalista z zakresu księgowości budżetowej, rachunkowości zarządczej, audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej, prawa pracy, prawa oświatowego oraz zarządzania strategicznego.

Zapraszamy do dyskusji na temat artykułu na naszym facebooku


Dodaj komentarz

Nie możesz pisać komentarzy zanim się nie zalogujesz.. Logowanie tutaj.

Komentarze

Nikt nie skomentował jeszcze tej strony

Subskrybuj komentarze przez RSS na tej stronie | RSS dla wszystkich komentarzy

Zadaj pytanie

x

Zapisz się na newsletter

x