Grupa Eko-Tur Instytut Kształceni Eko-Tur Doradztwo Prawne Eko-Tur Baza Nauczycieli Edurada PrimoPsyche
powrót

Jesteś tutaj: Strona główna \ Biblioteka pedagogiczna \ UPROSZCZENIA W POLITYCE RACHUNKOWOŚCI UŁATWIAJĄ ŻYCIE CZĘŚĆ II – PODEJŚCIE PRAKTYCZNE

UPROSZCZENIA W POLITYCE RACHUNKOWOŚCI UŁATWIAJĄ ŻYCIE CZĘŚĆ II – PODEJŚCIE PRAKTYCZNE

14:07 18-06-2012

Dla kogo: Organy prowadzące , Księgowi

Możliwość stosowania uproszczeń w polityce rachunkowości odnosi się w szczególności do zagadnień związanych ze stosowanymi przez jednostkę zasadami wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego, ewidencji zdarzeń, przeprowadzenia inwentaryzacji.

W praktyce działalności placówek oświatowych stosowane uproszczenia będą w głównej mierze dotyczyły:

  • Nie rozliczania w czasie kosztów, które ze względu na sposób finansowania niektórych zakupów powinny być rozliczane międzyokresowo (przykład: opłacana z góry prenumerata, zakup licencji na oprogramowanie antywirusowe, wykup polisy ubezpieczeniowej, opłacane z góry prawo do korzystania z elektronicznych serwisów prawniczych - np. Lexpolonica). Wartość kosztów, które nie są rozliczane międzyokresowo powinna być jednak ograniczana kwotowo (np. kwotą pojedynczego zakupu). Przykładowy zapis w polityce rachunkowości „nie rozliczane międzyokresowo są finansowane z góry zakupy usług, dostaw, które realizowane będą w czasie, a ich jednostkowa wartość nie przekracza 3 500 zł.”

Uproszczenie dotyczy art. 6 ust. 2 Ustawy o rachunkowości „Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.”

  • Nie dokonywania na dzień bilansowy korekty zapisów na koncie „Zużycie materiałów i energii” o wartość części nie zużytych materiałów. Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt. 4 Ustawy o rachunkowości koszty wartości materiałów mogą być w momencie ich zakupu odpisywane bezpośredni w koszty z pominięciem ewidencji magazynowej. Korzystanie z takiego rozwiązania dotyczącego ewidencji kosztów zużycia materiałów wymaga by przynajmniej na dzień bilansowy ustalony został ich stan, dokonana została wycena a następnie korekta zapisów na koncie „Zużycie materiałów i energii” o wartość, które na dzień bilansowy nie zostały zużyte.

Praktyka życia codziennego wskazuje, iż nie wszystkie materiały zakupione w trakcie roku budżetowego, szczególnie te o niskiej wartości, jak na przykład tonery, większe ilości papieru do ksero, zostaną zużyte (bądź wydane do zużycia) na dzień 31 grudnia. By uniknąć problemów związanych z rozliczaniem nie zużytych materiałów a w konsekwencji nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji, właściwym wydaje się ujęcie w polityce rachunkowości zapisu, dzięki któremu nie będziemy musieli dokonywać przeksięgowania wartości nie zużytych materiałów i ewidencjonować na koncie 310 „Materiały” wartości np. pięciu tonerów do drukarek. Przykładowy zapis w polityce rachunkowości „nie dokonuje się korekty zapisów na koncie 401, o wartości nie zużytych na dzień bilansowy materiałów, jeśli wartość ustalonych zapasów nie przekracza, w zakresie jednego asortymentu, kwoty 3 500 zł.”

Uproszczenie dotyczy art. 17 ust. 2 pkt. 4 Ustawy o rachunkowości „Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników: ... odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.” 

 

  • Ewidencji pozabilansowej zaangażowania i wykonania planu

Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są na kontach pozabilansowych ewidencjonować ustalony plan finansowy, zaangażowanie wydatków oraz realizację planu (konto 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” oraz kont 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”). Jeśli chodzi o plan finansowy i jego zmiany częstotliwość ewidencji jest oczywista – w momencie uchwalenia planu i dokonywaniu jego zmian, natomiast częstotliwość pozabilansowego ewidencjonowania zaangażowania oraz wykonania planu rodzi wiele problemów. Rozstrzygnięcie w zakresie pozabilansowej ewidencji można znaleźć w piśmie Ministerstwa Finansów – Departamentu Rachunkowości, znak: DR3/502/326/BMI/2010/DR-2382, w którym stwierdzono: „Na jednostkach budżetowych ciąży wynikający z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w tym okresie. Oznacza to konieczność bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej jednostki operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, jak i z zaangażowaniem wydatków.” Bieżące ujmowanie w ewidencji księgowej należy rozumieć dosłownie, tzn. dokonywanie zapisów po każdej operacji gospodarczej, a przynajmniej po zaewidencjonowaniu każdego wyciągu bankowego i raportu kasowego dotyczącego wydatków. Dokonywanie zapisów w ewidencji pozabilansowej z częstotliwością określoną powyżej jest bardzo czasochłonne i praktyka życia codziennego wskazuje, iż znaczna część księgowych dokonuje zapisów na kontach 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” oraz 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” kilka lub kilkanaście razy w roku. W takim przypadku, by usankcjonować stan faktyczny, wymagane jest dokonanie stosowanych zapisów w polityce rachunkowości, dotyczących ewidencji pozabilansowej. Z uwagi na fakt, iż sprawozdawczość budżetowa realizowana jest z częstotliwością miesięczną, ograniczenie zapisów w zakresie ewidencji pozabilansowej do minimum raz na miesiąc można uznać za uzasadnione. Przykładowy zapis w polityce rachunkowości: „zapisów w zakresie ewidencji pozabilansowej dotyczącej planu finansowego i zaangażowania wydatków dokonuje się zbiorczo z częstotliwością miesięczną, w terminie do 5 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.”

Uproszczenie dotyczy art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości „Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.”

  • Ewidencji przychodów i kosztów okresu sprawozdawczego, jeśli dokumenty potwierdzające ich zaistnienie wpłynęły do jednostki w następnym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z zapisem art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, nawet jeśli dowód księgowy dotyczący tego zdarzenia (faktura, rachunek) wpłynął w następnym okresie. Powyższe jest odzwierciedleniem zasady memoriału – jednej z nadrzędnych zasad rachunkowości, skutkiem której w sprawozdawczości finansowej (jak również w sprawozdawczości budżetowej jednostek sektora finansów publicznych) pojawiają się zobowiązania i należności. Praktyka życia codziennego wskazuje, iż wiele faktur lub rachunków dotyczących danego miesiąca wpływa do jednostki już po jego zakończeniu i bez stosownych zapisów w polityce rachunkowości, wszystkie dokumenty, które wpłynęły do dnia sporządzenia sprawozdania (np. Rb-28S, bilans, rachunek wyników) a dotyczą poprzedniego okresu sprawozdawczego, powinny być zaewidencjonowane pod datą miesiąca, którego dotyczą i ujęte w sprawozdaniu jako zobowiązania. Z uwagi na fakt, iż księgowi potrzebują czasu na rzetelne przygotowanie sprawozdań finansowych, Kierownik jednostki powinien wskazać dzień, do którego wpływ do jednostki dowodu księgowego dotyczącego poprzedniego miesiąca, będzie ewidencjonowany pod datą okresu, za który sporządza się sprawozdanie. Przykładowy zapis w polityce rachunkowości „Dowody księgowe dotyczące miesiąca sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do ................. (nazwa jednostki):

a)     dla sprawozdań miesięcznych do 5 dnia następnego miesiąca,

b)     dla sprawozdań rocznych do 20 stycznia.” 

Uproszczenie dotyczy art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości „Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.”

  • Inwentaryzacji w formie potwierdzenia sald tzw. należności nieistotnych.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi inwentaryzacji, które zawarte są rozdziale 3 ustawy o rachunkowości, a w szczególności w treści artykułu 26 ust. 1 pkt. 2, jednostki zobowiązane są do przeprowadzenia inwentaryzacji należności „drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic”. Powyższe nie dotyczy należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych oraz należności spornych i wątpliwych. W publicznych placówkach oświatowych często możemy się spotkać z należnościami z tytułu wynajmu sali gimnastycznej, z tytułu wynajmu powierzchni pod automaty do sprzedaży napojów, przekąsek, itp., które zaliczane są do kategorii należności od osób prowadzących księgi rachunkowe i powinny być inwentaryzowane zgodnie z zasadami określonymi w art. 26 ust. 1 pkt. 2 ustawy o rachunkowości. Jednocześnie należności te ze względu na ich wartość można uznać za należności zaliczane do kategorii nieistotnych z punktu widzenia działalności jednostki, bowiem często ich wartość nie przekracza kwoty 500 zł wobec jednego kontrahenta. Mając na uwadze, wynikającą z zapisów art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, konieczność inwentaryzowania opisanych wyżej należności przynajmniej na koniec każdego raku obrotowego, celowym wydaje się zastosowanie uproszczenia w zakresie zasad polityki rachunkowości, dotyczącą ograniczenia konieczności inwentaryzowania należności wobec osób prowadzących księgi rachunkowe do należności nie przekraczających wartości nieistotnej z punktu widzenia funkcjonowania jednostki (np. do kwoty 500 lub 1 000 złotych). Przykładowy zapis w polityce rachunkowości: „Należności od osób prowadzących księgi rachunkowe, do kwoty 1 000 zł, jako nieistotne z punktu widzenia jednostki inwentaryzowane są metodą weryfikacji zapisów księgowych.”

Uproszczenie dotyczy art. 26 ust. 1 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości „Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: … aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;”

  • Inwentaryzacji w formie spisu z natury niektórych elementów środków trwałych.

Ustawa o rachunkowości wymaga by środki trwałe znajdujące się w jednostce były inwentaryzowane w formie spisu z natury (art. 26 ust. 1 pkt. 1 ustawy). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128 poz. 861), w załączniku nr 3, rozróżnia dwa rodzaje środków trwałych występujących w jednostkach budżetowych: środki trwałe ewidencjonowane na koncie 011 oraz pozostałe środki trwałe ewidencjonowane na koncie 013, do których zaliczamy elementy majątku wydane do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Wiele jednostek budżetowych, kierując się definicją środków trwałych zawartą w art. 3 ust. 1 pkt. 15 Ustawy o rachunkowości oraz wskazanym wyżej rozróżnieniem, ewidencjonuje na koncie 013 niskocenne elementy majątku, których cena nabycia często nie przekracza kwoty 100 zł (np. zegary ścienne, tablice poglądowe, lustra, godła, itp.) a jednocześnie występują one w jednostkach sporadycznie (od kilku do kilkunastu sztuk). Rozwiązanie takie jest jak najbardziej właściwe, jednakże sprawia ono w trakcie inwentaryzacji wiele problemów a jednocześnie należy uznać inwentaryzowanie powyższych składników za zbędne i pochłaniające czas niewspółmiernie do uzyskanych efektów. By uniknąć komplikacji związanych ze spisywaniem opisanych powyżej niskocennych składników majątku oraz dążąc do tego by komisja inwentaryzacyjna mogła skupić się na zinwentaryzowaniu istotnych elementów majątku jednostki, właściwe jest uregulowanie tej kwestii w polityce rachunkowości. Przykładowy zapis w polityce rachunkowości: „Niżej wymienione składniki środków trwałych jako niskocenne nie podlegają inwentaryzacji w formie spisu z natury:

a)     zegary ścienne,

b)     tablice poglądowe,

c)      lustra,

d)     godła,

e)      ............ (inne).”

Istotne jest by powyższy zapis dotyczył tylko środków trwałych, których łączna wartość w danym asortymencie jest nieistotna z punktu widzenia działalności jednostki (np. jednostkowa wartość krzesła i tablicy poglądowej jest podobna, natomiast znacznie większa liczba krzeseł w placówce oświatowej sprawia, iż ich łączna wartość jest już istotna z punktu widzenia działalności szkoły). W tym miejscu należy zaznaczyć, iż stosowane w powyższym zakresie rozróżnienie kwotowe zamiast opisanego rozróżnienia asortymentowego (np. stosowanie zapisu „nie podlegają inwentaryzacji składniki majątku, których wartość zakupu nie przekracza 100 zł”), nie jest do końca właściwe, bowiem takie same składniki majątku (np. zegary ścienne) zakupione w różnym czasie mogą mieć różną wartość, poniżej i powyżej określonego progu (np. 95 zł i 105 zł). Zastosowanie takiego rozwiązania, będzie rodziło wiele komplikacji w trakcie przeprowadzania spisu z natury, bowiem członkowie zespołów spisowych dokonując spisu będą się zastanawiali, jaka jest wartość brutto składników majątku i które elementy majątku muszą być spisane.

Uproszczenie dotyczy art. 26 ust. 1 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości „Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.”

Paweł Boligłowa

Zapraszamy do dyskusji na temat artykułu na naszym facebooku


Dodaj komentarz

Nie możesz pisać komentarzy zanim się nie zalogujesz.. Logowanie tutaj.

Komentarze

Nikt nie skomentował jeszcze tej strony

Subskrybuj komentarze przez RSS na tej stronie | RSS dla wszystkich komentarzy

Zadaj pytanie

x

Zapisz się na newsletter

x