Anna Kozimor-Cyganik
Na organach jednostki samorządu terytorialnego ciąży ustawowy obowiązek ustanowienia administratora skrzynki e-doręczeń. Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych w przypadku podmiotów publicznych administrator skrzynki doręczeń to podmiot uprawniony do:
– aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz do
– zarządzania skrzynką doręczeń.
Należy pamiętać, że administrator to osoba o najszerszym zakresie uprawnień do zarządzania skrzynką.
Integralną część wniosku stanowią dane dotyczące administratora, tj. imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL. Ustawodawca nie wskazał trybu wyznaczenia
administratora, więc może to być zarówno osoba reprezentująca daną instytucję, jak też każdy inny pracownik. Ważne, aby pamiętać, że jedna skrzynka może być zarządzana przez kilku administratorów.
Art. 19. [Administrator skrzynki doręczeń; zarządzanie skrzynką doręczeń] ustawy o e-doręczeniach:
- Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:
1) dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:
- a) wysyłania i odbierania korespondencji,
- b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
- c) konfigurowania skrzynki doręczeń;
2) wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt. 1.
Sposób redakcji przez ustawodawcę art. 19 ust. 6 ustawy o e-doręczeniach wskazuje, że katalog czynności związanych z zarządzaniem skrzynką doręczeń przez jej administratora ma charakter otwarty. Świadczy o tym użyte w treści przepisu sformułowanie „w szczególności” – w związku z czym, nie ma przeszkód prawnych do określenia w zarządzeniu organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego innych niż wskazane bezpośrednio w treści ustawy czynności zarządzania skrzynką doręczeń przez jej administratora. Istotne jednak, aby czynności te uwzględniały oferowane przez wyznaczonego operatora możliwości techniczne w zakresie zarządzania skrzynką.
Należy pamiętać o jeszcze jednej ważnej kwestii – na ten moment ustanowienie administratora skrzynki do e-doręczeń możliwe jest tylko i wyłącznie w momencie składania wniosku. Nie można tego potem uzupełnić już po aktywacji skrzynki. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada wprowadzenie takich zmian w przyszłości, ale oznacza to, że składając wniosek, należy dobrze przemyśleć decyzję, kto będzie miał najszerszy zakres uprawnień do zarządzania skrzynką.
