Skoro ma do tego prawo, a nawet obowiązek, to dlaczego jego podwładni rzadko godzą się z taką formą zarządzania? Bardzo by chcieli, aby szef komunikował się z nimi za pomocą prośby lub negocjacji.
Czy nasi pracownicy mają lęk przed samą decyzją, czy może jednak chodzi o sposób jej przekazania? Oczywiście poinformowanie o decyzji pozytywnej, połączonej jeszcze dodatkowo z nagrodą jest jasną stroną zarządzania lidera. Problem pojawia się dopiero wtedy, kiedy dotyczy spraw trudnych, często uderzających w interesy pracownika. Niepopularne decyzje bolą, i zaburzają poczucie bezpieczeństwa. Jak widzimy, ich konsekwencje mogą doprowadzić do skrajnych stanów.
Z doświadczeń, które są mi bliskie wynika, że nie same decyzje sieją w nas spustoszenie, ale bardziej sposób ich przekazania. Niepokój dotyczy także lidera, który przed takim wyzwaniem stoi. Pragnie on, aby zaproponowane rozwiązania zostały zaakceptowane przez pracowników. Martwi się, że może spotkać go brak akceptacji zasygnalizowanej decyzji. W takich okolicznościach jego lęk jest złym doradcą. Właśnie z tego powodu zbyt mało uwagi poświęca formie przekazania decyzji. Skupia się głównie na jak najszybszym przekazaniu tej informacji: „Niech już będzie z głowy. Mam to już za sobą. Przecież to moje prawo i nikt mi tego przywileju nie zabierze”. Współczuję wszystkim mającym szefa na takim etapie zarządzania.
Jak się domyślacie, nie jest to dobry czas do rozwoju i budowania pozycji podwładnych. Sytuacja zmienia się zupełnie, kiedy lider okrzepnie w nowej roli i zyska autorytet pracowników. Nabierze zaufania do własnego sposobu zarządzania. Poczuje się bezpiecznie w gronie osób, którym lideruje. Będąc w pełni dowartościowanym jest gotowy skupić się na osobie, której decyzja dotyczy. Przecież patrząc obiektywnie na relacje, jakie występują pomiędzy nimi, w sytuacji uprzywilejowanej jest zawsze lider, nauczyciel czy też rodzic. Już na starcie mają oni przewagę rozwiązując różne problemy.
Czym decyzja jest trudniejsza, tym skuteczne wprowadzanie jej w życie wymaga głębszych refleksji. Z pewnością powinna być szczegółowo wyjaśniana osobom, których ten problem dotyczy. Zdarza się, że podczas wyłuszczania niuansów szef widzi w oczach rozliczanego niepewność i niezrozumienie. Dojrzały lider nie zostawia nikogo w takim stanie. Nie przejdzie do następnej fazy decyzji tak długo, dopóki osoba zainteresowana nie zasygnalizuje, że rozumie samą decyzję i jest gotowa za swoim liderem podążać.
Dlaczego jest to takie ważne? Zagubiony pracownik skupia się na sobie, na własnych niepokojach, a jego lęk nie pozwala mu świadomie, z pełnym zaangażowaniem być tu i teraz. Pytaj pracownika, czy to, co mu przekazałeś, jest dla niego zrozumiałe i czy z jego punktu widzenia jest do zaakceptowania. Uzasadniaj, z jakiego powodu podejmujesz taką trudną decyzję. Staraj się usiąść na jego krześle i zobacz, na ile interesy podwładnego są zagrożone. Pytaj, co możesz zrobić, aby łatwiej byłoby mu uznać Twoją decyzję. Czasami chodzi o bardzo błahe sprawy, wygląda to tylko tak z Twojego punktu widzenia. Jeżeli zauważysz, że komunikaty werbalne nie są zgodne z mową ciała, nie lekceważ tego stanu. Zapytaj:
– Chociaż twierdzisz, że w pełni akceptujesz moją decyzję, to ja jednak dostrzegam Twój niepokój. Pomóż mi go lepiej zrozumieć.
Wyrażaj wdzięczność za każdy, nawet drobny gest współpracy. Doceniaj pozytywną postawę, szczególnie w sytuacji, kiedy decyzja niesie za sobą konsekwencje, za które będzie on musiał zapłacić. Ten fakt także podkreślaj. Nie udawaj, że go nie zauważasz.
Szanuj pracownika niezależnie od przyjętej przez niego postawy. Nie oburzaj się i nie wpędzaj go w poczucie winy, szczególnie wtedy, gdy wyjdzie on ze swojej roli. Przez cały ten proces musisz mieć świadomość, że Twoja decyzja może mieć wpływ na jego dalsze losy. Każdy problem ma swoje „odpryski”. Może dotyczyć też osób towarzyszących, chociaż nie zawsze bezpośrednio. O nich również pamiętaj, poświęć im uwagę, wyjaśnij, na czym polega problem. Zrób wiele, aby stali się Twoimi sojusznikami.
Byłoby dużym błędem, gdybyś zapomniał włączyć do tego procesu osoby mające wpływ na naszego bohatera. Nie pozwól, aby powstała grupa opozycjonistów. Kiedy porozmawiasz indywidualnie ze wszystkimi, którzy są związani z decyzją, zbierz ich razem i jeszcze raz w sposób uporządkowany przekaż, jakie jest Twoje stanowisko w tej sprawie.
Na koniec zapytaj: czy wszyscy zrozumieli decyzję i wszystkie związane z nią okoliczności. Kiedy usłyszysz potwierdzenie będzie to dla Ciebie informacja, że włożyłeś duży wysiłek i poświęciłeś wiele uwagi, aby stworzyć sprzyjające warunki do jej przekazania.
W całym powyższym fragmencie skupiłem się na relacjach lider – pracownik. Podobny model postępowania można zastosować w pracy nauczyciela z uczniami. Myślę, że również rodzice odnajdą coś dla siebie i wykorzystają to narzędzie w trudnych chwilach budowania relacji z córką lub z synem. Przecież nie chodzi nam o to, aby nasi zwierzchnicy jedynie podejmowali decyzje i nas z nich rozliczali. Ważne jest, abyśmy rozumieli kontekst tej decyzji i nauczyli się brać odpowiedzialność za jej realizację.
