Myślę, że zgodzą się ze mną wszyscy dyrektorzy szkół – nawet jeśli czujemy, iż nasza szkoła świetnie funkcjonuje i tak pojawi się dreszczyk niepewności. A jeżeli coś okaże się nie tak, jak być powinno? A może klienci źle ocenią nas w ankietach? Podstawowa obawa dotyczy przede wszystkim jednak literek, które otrzymamy na końcu. Czy będą dla nas satysfakcjonujące?
Jako Dyrektor Placówki Doskonalenia podległej pod nadzór pedagogiczny, pewnego czerwcowego popołudnia również otrzymałem taki telefon.
Zaraz po rozmowie z ewaluatorem Kuratorium Oświaty zacząłem się zastanawiać, w jaki sposób się przygotować do ewaluacji.
Na pierwszy plan poszła oczywiście dokumentacja! Wiadomo, zawsze można przeoczyć jakiś dokument, zapomnieć o ważnym zapisie. Na szczęście ewaluatorzy wcześniej zapoznają nas z narzędziami badawczymi, a także wskazują dokumenty, które będą podlegały weryfikacji. Te dwa tygodnie od momentu ogłoszenia terminu ewaluacji do momentu wejścia ewaluatorów do placówki poświęciłem na weryfikację szkolnej dokumentacji. Jaka była z tego korzyść praktyczna? Okazało się, że pewne dokumenty można było jeszcze poprawić i udoskonalić ich wartość merytoryczną. Przejrzenie dokumentów miało jeszcze inny wymiar – przypomniałem sobie, że pewne zapisy w ogóle istnieją!
Kolejny krok, który uczyniłem przygotowując się do ewaluacji, to dokładne przestudiowanie pytań zawartych w wywiadzie z dyrektorem oraz pracownikami, a także w pozostałych ankietach ewaluacyjnych. Dlaczego warto to było zrobić? Przygotowując sobie odpowiedzi wcześniej, nie byłem zaskoczony konkretnym pytaniem. Był to dla mnie niezbędny czas na to, aby pewne zagadnienia jeszcze raz przemyśleć. Przypomniało mi się kilka działań i obszarów, którymi warto się było pochwalić, z których byłem szczególnie dumny.
Przygotowany w ten sposób mogłem zaoszczędzić cenny czas zarówno swój, jak i przedstawicieli kuratorium, podczas przeprowadzania wywiadu i ankietowania.
Jednym z trudniejszych pod względem organizacyjnym działań było zorganizowanie w jednym czasie i miejscu spotkania partnerów placówki, z którymi ewaluatorzy przeprowadzali wywiad. Miałem na uwadze fakt, że współpracujemy z firmami, instytucjami czy organizacjami, których przedstawiciele to zajęci ludzie, mający swoje napięte terminy i nie zawsze uda się je zgrać. Dlatego od momentu, w którym o takim planowanym spotkaniu się dowiedziałem, natychmiast rozpocząłem ustalanie terminu, który pasowałby większości. Samo wysłanie zaproszenia nie wystarczyło. Do każdego osobiście zadzwoniłem i skonsultowałem, czy ten termin rzeczywiście będzie odpowiedni.
W ten sposób udało się uniknąć rozczarowania, że w wyznaczonym dniu z zaproszonych kilkunastu osób pojawią się trzy osoby. Z całą pewnością mogę stwierdzić, że miało to wpływ na ocenę w ewaluacji.
Powyższe działania pozwoliły mi lepiej przygotować się do tego ważnego przedsięwzięcia. Jest jednak obszar, na którego poprawę w tak krótkim czasie nie miałem większego wpływu. To opinie naszych klientów: partnerów, edukatorów. To w głównej mierze od ich opinii zależy końcowy wynik ewaluacji. Dlatego dobrze mieć świadomość, że aby w pełni czuć satysfakcję z wyniku ewaluacji zewnętrznej, nasza praca nad jakością funkcjonowania placówki powinna być permanentnym procesem.
Sama ewaluacja trwa kilka dni. W tym czasie starałem się zapewnić ewaluatorom miejsce do pracy własnej, tak by w spokoju i ciszy mogli pochylić się nad analizą dokumentów niezbędnych do ewaluacji.
Pozostało już czekać na końcowy efekt ewaluacji w postaci raportu wraz z przydzielonymi literami oznaczającymi poziom spełnianych przez naszą placówkę wymagań. Ewaluatorzy szczegółowo omówili z nami wnioski i wskazali na obszary wymagające doskonalenia. W niektórych momentach okazywało się, że ich ocena nie do końca zbieżna jest z naszą. Czy w takiej sytuacji warto walczyć z tą oceną?
Oczywiście, jeżeli mieliśmy odmienną opinię i mogliśmy ją poprzeć argumentami opartymi na faktach, robiliśmy to. Czasem jednak zastanawialiśmy się wspólnie, dlaczego ocena nie jest najwyższa, jednak akceptowaliśmy ją, podchodząc do niej jako do okazji do naszego rozwoju i doskonalenia pracy placówki.
Ewaluatorzy przez te kilka dni pobytu w naszej placówce naprawdę mieli okazję przyjrzeć się z boku funkcjonowaniu naszej organizacji – to spojrzenie było świeże i obiektywne.
Jaką ocenę otrzymała nasza placówka? Zainteresowanych odsyłam na stronę SEO, gdzie prezentowane są raporty.
A wszystkim dyrektorom i nauczycielom, których w tym roku czeka ewaluacja życzę powodzenia!
