Jak wypełnić tzw. obowiązek informacyjny w szkołach i placówkach oświatowych?
Szkoła ma obowiązek poinformować właścicieli danych osobowych m.in. o tym, kto jest administratorem danych osobowych, w jakim celu i na jakiej podstawie będą one przetwarzane etc. Można to zrobić na kilka sposobów. Po pierwsze, umieszczając właściwie sformułowaną klauzulę informacyjną na stronie internetowej placówki, np. w zakładce polityka prywatności. Po drugie, warto zadbać o to, by taka klauzula pojawiła się w widocznym miejscu budynku szkoły, np. na gazetce ściennej. Po trzecie, można każdego właściciela danych osobowych poinformować o zasadach RODO ustnie, przekazując mu najważniejsze informacje i po czwarte, taką klauzulę powinny zawierać wszelkie dokumenty, które będzie wypełniał rodzic lub opiekun prawny dziecka.
Ministerstwo zwraca przy tym zagadnieniu uwagę na dwa istotne elementy. Otóż w wypełnianiu obowiązku informacyjnego szkoły powinny zadbać o wykorzystanie wszelkich możliwych kanałów komunikacyjnych tak, aby każdy miał możliwość poznania obowiązujących od 25 maja br. przepisów. Ponadto, obowiązek informacyjny ma zawierać precyzyjny, łatwy w zrozumieniu komunikat dostosowany do typu odbiorcy, np. dzieci.
Warstwowe przekazywanie informacji
Jeśli wypełnianie obowiązku informacyjnego nastręcza administratorowi dodatkowe trudności, eksperci UODO sugerują tzw. warstwowe przekazywanie informacji, polegające na wskazaniu jedynie tych najważniejszych elementów opisanych w art. 13 i 14. RODO i odesłanie osób zainteresowanych do pełnej klauzuli informacyjnej. Zdaniem ministerstwa takie rozwiązanie doskonale sprawdza się, np. podczas organizacji uroczystości szkolnych i rozsyłania zaproszeń, np. do rodziców uczniów.
Gabinet pielęgniarki a ochrona danych
Istotną kwestią na gruncie „szkolnego” RODO jest rozróżnianie administratorów danych osobowych. Przepisy prawa jednoznacznie stanowią, że uczniowie w szkole muszą mieć zapewnioną podstawową opiekę zdrowotną i zadaniem dyrektora jest zapewnienie im takiej opieki. W tym celu zostaje zawarta umowa między szkołą oraz placówką medyczną, a także między placówką medyczną a Narodowym Funduszem Zdrowia. Ani pielęgniarka, ani higienistka nie są pracownikami szkoły, więc nie pozostają w stosunku służbowym względem dyrektor szkoły. W ten sposób podmiot medyczny, świadczący usługi medyczne dla uczniów, staje się zupełnie odrębnym administratorem danych osobowych i to na nim spoczywa obowiązek wdrożenia zasad ochrony danych osobowych adekwatnych do prowadzenia dokumentacji medycznej.
Zachęcamy Państwa do sięgnięcia po poradnik „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”. Równie serdecznie zachęcamy do naszego kanału informacyjnego na YouTube, znajdziecie tam również praktyczne wskazówki stosowania najnowszych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych
Zapraszamy na naszą nową stronę z ofertami pracy dla nauczycieli:
