W niniejszym rozdziale „Nowoczesnego Dyrektora…” zastanowimy się nad systemem zarządzania dyrektora szkoły. Jak się okazuje, najbardziej popularnym modelem zarządzania przez dyrektora jest …jego brak. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytanie: Jak stworzyć własny system zarządzania? Z jakich elementów powinien składać się taki system? Jakie są korzyści, ale także jakie są słabości takiego systemu?
3.3. System zarządzania dyrektora szkoły
Każdy dyrektor zarządza szkołą w jakiś sposób. Zdarza się, że dyrektorzy wypracowują własny, oryginalny system zarządzania. Jeżeli system ten jest przemyślany i wynika z doświadczenia dyrektora szkoły, można być spokojnym. Bywa jednak i tak, że często dyrektor zarządza w sposób przypadkowy i chaotyczny. Budzi w ten sposób niepokój u podległych nauczycieli i pracowników szkoły. Nie wiedzą oni, czego w danym momencie mogą się po dyrektorze spodziewać. Niejako nauczyli się odczytywać jego myśli, w jakim dziś jest nastroju i humorze. Taka sytuacja nie jest optymalna
i nie sprzyja efektywnemu i skutecznemu zarządzaniu. Wiedza kadry kierowniczej na temat systemów zarządzania jest niewielka. Niewiele dyrektorów potrafi wymienić jakiekolwiek systemy zarządzania (choćby system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2008).
Zbudowanie optymalnego systemu zarządzania jest wielką pomocą zwłaszcza dla początkujących dyrektorów, którzy dopiero wchodzą na drogę „tworzenia swojej szkoły”. Oryginalny system zarządzania został wypracowany przez Wojciecha Turewicza, z którym mam przyjemność współpracować. Oparty on został na filozofii oceniania kształtującego. Szczegółowo system ten opisujemy w książce Szkoła Naprawdę Przyjazna w duchu Oceniania Kształtującego[1].
Jak stworzyć własny system zarządzania?
System to zespół elementów powiązanych ze sobą w określonym celu.
W przypadku zarządzania szkołą wszystkie te elementy mają służyć realizacji celów wynikających z naszej wizji. Dlatego wszelkie działania dyrektora szkoły, podległych mu pracowników i nauczycieli powinny być skoordynowane. Aby grono pedagogiczne
i pozostali pracownicy szkoły wiedzieli, co muszą robić, jakie działania podejmować, aby zrealizować założony cel, należy te działania opisać.
Budując własny system zarządzania polecam oprzeć się na wspomnianej już normie ISO i działania te opisać w formie procesów. Jest to nauczycielom tym bliższe, że przepisy prawa oświatowego wprost mówią o procesie kształcenia oraz procesie opieki
i wychowania w szkole. Pozostaje nam być już tylko konsekwentnym w egzekwowaniu przez nauczycieli zadań wynikających z opisanych procesów. Ta konsekwencja w naszym działaniu powoduje, iż system utrwala się. Jeżeli nie będziemy konsekwentni
w przestrzeganiu obowiązków wynikających z naszego systemu zarządzania, nauczyciele bardzo szybko „zapomną” o swych obowiązkach. Działania konsekwentne wyrobią pewne nawyki (dyżurowania, przedkładania na czas niezbędnej dokumentacji, itp.).
Ważne jest, aby pracownicy identyfikowali się z naszym systemem zarządzania. Dlatego zasady dobrze jest konstruować wspólnie z nimi, w przeciwnym przypadku nie wezmą pełnej odpowiedzialności za udział w systemie.
Każdy obszar czy proces zachodzący w szkole powinien mieć swojego lidera (opiekuna), czyli osobę odpowiedzialną za jego prawidłowe funkcjonowanie. Każdy z tych procesów (np. proces kształcenia) powinien posiadać swój cel, który będzie jednocześnie cząstkowym celem naszego głównego celu szkoły. Opiekun tego procesu czuwa nad tym, aby zrealizować cel swojego obszaru, czyli np. dbać, aby wyniki sprawdzianu czy egzaminu zewnętrznego nie spadły poniżej pewnego, założonego poziomu. Do tego będą służyć nam wskaźniki, których chcemy się trzymać, do których uzyskania dążymy. Dzięki wyznaczonym wskaźnikom otrzymamy rzetelną informacje, czy w optymalny sposób realizujemy założony cel.
Jeżeli realizując nasz cel strategiczny nie określimy wskaźnika, może pojawić się problem braku obiektywnej oceny realizacji celu. Nie będzie zgodności czy cel zrealizowano. Wprowadzenie mierzalnego wskaźnika rozwiązuje te problemy. Wskaźnik określa wielkość naszego celu, z tego wynikają działania, możemy bowiem zweryfikować, czy ten cel udało się nam osiągnąć.
Przykład
cel
podnieść wyniki nauczania
wskaźnik
W naszej szkole średni wynik egzaminów zewnętrznych jest na poziomie ….
Aby ustawić taki wskaźnik:
– musieliśmy to wynegocjować w zespole z pracownikami,
– przeanalizować nasze zasoby, potencjał naszych uczniów,
– nasze możliwości.
Jeżeli posiadamy tak opracowany wskaźnik i wynik, który udało się nam uzyskać to wiemy, czy udało się nam zrealizować cel. Każdy wskaźnik, musi być czytelny, żeby był mierzalny.
Jeżeli uda się nam zrealizować cele we wszystkich określonych przez nas obszarach pracy szkoły – możemy spokojnie myśleć, że podążamy w dobrym kierunku. Dla poczucia bezpieczeństwa weryfikujmy dodatkowo funkcjonalność naszego systemu zarządzania. Pomocna nam w tym może być ewaluacja wewnętrzna. Dzięki opracowanym narzędziom ewaluacji skutecznie sprawdzimy, czy nasze działania cieszą się akceptacją wszystkich klientów szkoły.
Aby liderowi danego obszaru ułatwić realizację założonego celu warto, zadbać o to, by zostały określone kolejne etapy działań. Można to uczynić w postaci harmonogramu działań. Uwzględnijmy w nim, kto z nauczycieli, czy pracowników szkoły odpowiada za realizację poszczególnego zadania. Określmy termin, w którym zadanie powinno zostać zrealizowane. To, co jednak zdecyduje o naszym sukcesie, to przede wszystkim dokładne poinstruowanie osoby odpowiedzialnej, w jaki sposób powierzone zadanie należy wykonać. Podpis akceptującego swe obowiązki pracownika daje nam gwarancję, że zadanie zostało przyjęte do realizacji.
Jeżeli uda się Wam zbudować własny system zarządzania – gratuluję! Trzeba jednak uważać, by nasz mozolnie wypracowany system nie rozpadł się szybciej, niż go budowaliśmy. Aby temu zapobiec, należy wypracować sposoby monitorowania funkcjonowania systemu w szkole, tzn. zadbać o to, by na bieżąco weryfikować, czy założone przez nas cele są rzeczywiście realizowane. Monitorowaniem może zajmować się osobiście sam dyrektor. Można również wyznaczyć z grona nauczycieli osoby, które
w naszym imieniu będą się tym zadaniem zajmowały (postępujmy wtedy zgodnie z zasadą delegowania uprawnień, o której wspomniałem wcześniej).
W codziennym funkcjonowaniu szkoły nie uda nam się niestety uniknąć sytuacji trudnych, nieprzyjemnych, problemowych. W jaki sposób rozwiązywać problemy opiszę
w dalszej części. W tym miejscu chciałbym kilka zdań poświęcić procedurom.
„Procedury są dobre na wszystko” – powiedział ktoś kiedyś. Ja w pełni się z tym powiedzeniem zgadzam. Po pierwsze, jasne i czytelne procedury to idealne instrukcje, jak mają postępować w określonych sytuacjach nauczyciele, pracownicy szkoły, rodzice czy uczniowie. W sytuacjach trudnych, każda szkoła powinna mieć wypracowane procedury korygujące, tzn. instrukcje, jak postępować w przypadku wystąpienia trudnej
i nieprzewidzianej sytuacji (wypadek w szkole, konflikt nauczyciela z rodzicami). W takim momencie nauczyciele wiedzą, jak mają postąpić, kogo poinformować, itp. Takie instrukcje dadzą wszystkim poczucie bezpieczeństwa – właściwego odnalezienia się w każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji.
Po co procedury? Po co procesy? Myślenie procesowe gwarantują, że wykonane zostaną wszystkie działania niezbędne do realizacji celu. Które procesy są strategiczne?
Jako konsultant do spraw wdrażania systemu opartego na normie ISO miałem przyjemność wdrożyć kilkanaście takich systemów w szkołach i placówkach. Jakiś czas temu opracowałem dla miesięcznika DYREKTOR SZKOŁY
(Nr 5 2011) raport o szkołach z certyfikatem ISO. Z analiz przeprowadzonych przeze mnie oraz na podstawie ankiet nadesłanych przez dyrektorów szkół wyraźnie widać korzyści z posiadania systemu zarządzania.
Poniżej pozwalam zaprezentować sobie fragment raportu:
„Z całą pewnością można stwierdzić fakt, który podkreśla większość dyrektorów szkół: uporządkowana została dokumentacja szkoły, zwłaszcza dokumentacja nauczyciela i wychowawcy. Wymusza to niezbędna w systemie procedura nadzoru nad dokumentacją. W rezultacie wzrosła w tym zakresie odpowiedzialność pracowników szkoły, o czym z ulgą informowali dyrektorzy odpowiadając na pytania, które do nich skierowałem.
Wzrosła również odpowiedzialność nauczycieli i pracowników za procesy zachodzące
w szkole. Dyrektor wyznaczał w tym zakresie odpowiedniego pracownika odpowiedzialnego za proces (np. kształcenia, promocji szkoły bądź doskonalenia systemu), co było naturalnym delegowaniem uprawnień. Procesy decyzyjne zgodne były z zasadą „dół-góra” – pracownicy mieli większy wpływ na zmiany zachodzące w szkole. Poza tym system wymusza aktywność wszystkich pracowników – nie tylko tych zaangażowanych. Każdy musi wykazać się w swojej pracy przyrostem jakościowym, a więc każdy musi się postarać!
Szansę dla siebie w budowaniu systemu powinni zauważyć Ci dyrektorzy, którzy mają problemy z zarządzaniem zespołem, w konsekwentnym egzekwowaniu wywiązywania się przez pracowników ze swoich obowiązków, czy też dyrektorzy, którzy mają chaos
w dokumentacji szkolnej.
Z mojej perspektywy, szefa placówki przygotowującej przyszłą kadrę kierowniczą na kursie zarządzania oświatą widzę, jak dużą pomoc mógłby mieć początkujący dyrektor, który stawiałby swoje pierwsze kroki w szkole budując jednocześnie własny system zarządzania.
Słabe strony systemu
Oczywiście nie każdy stworzony przez nas system zarządzania będzie funkcjonował optymalnie. Każdy system posiada swoje zalety, ale ma także i wady. Jedną z przyczyn nieefektywnych systemów zarządzania, jest to, że zostały one źle skonstruowane – w całości, bądź w poszczególnych elementach. Problemem mogą być niemierzalne wskaźniki, brak czytelnych zadań i odpowiedzialności dla nauczycieli czy niewłaściwie zidentyfikowane procesy zachodzące w szkole. System może być zbyt prosty, i nie obejmować wszystkich obszarów, które powinny zarządzane, czy wreszcie można skonstruować system zbyt skomplikowany, którego realizacja w praktyce nie będzie możliwa.
Pamiętajmy również, że skonstruowany i zapisany system zarządzania porządkuje i upraszcza życie, ale może też ograniczać innowacyjne działania nauczycieli i pracownicy. Nie chcąc „wychylać” się poza ramy systemu, nie będą aktywnie wdrażać nowych pomysłów i rozwiązań w pracy dydaktycznej i wychowawczej.
Największym jednak problemem, jak mi się wydaje jest stworzenie systemu oderwanego od rzeczywistości. Ukierunkowany na procedury, nadmiernie sformalizowany, spowoduje, że i tak nauczyciele będą pracować poza systemowo: jeżeli system będzie im utrudniał pracę, to zaczną go „obchodzić”. W ten sposób w szkole powstanie „drugie życie”.
Dobry system zarządzania pozwoli na skuteczne zarządzanie szkołą. Jest to jednak system formalny, oparty na procedurach i instrukcjach. Jest idealny na początku drogi skutecznego zarządzania szkołą. To, czego nauczyłem się w ostatnich latach, pozwala mi na wysunięcie tezy, że prawdziwy sukces dyrektora to umiejętność bycia skutecznym liderem. O tym przeczytacie w kolejnym rozdziale.
[1] Szkoła Naprawdę Przyjazna w duchu Oceniania Kształtującego, Turewicz W., Foremski A. Kania P., wyd. Eko – Tur 2011)
A w następnej części spróbujemy wyjść poza ramy „systemu…” i porozmawiamy o czymś więcej, niż tylko o zarządzaniu…
Zapraszam!
Artur Foremski
artur.foremski@eko-tur.pl
