Anna Kozimor-Cyganik
Co musi zrobić zespół?
- Określić cele – podstawą jest ustalenie, co instytucja/firma pragnie uzyskać, tworząc zespoły, jakie są konkretne oczekiwania i priorytety. Należy jasno sformułować i zapisać cele, jakie ma osiągnąć zespół.
Pomocna w tym jest formuła SMART, według której każdy cel powinien być:
- S – Specific (specyficzny, konkretny);
- M – Measurable (mierzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb, jednostek, norm,
- A – Acceptable (akceptowany przez wszystkich, którzy będą dążyć do jego
realizacji)
- R – Reliable (realny, możliwy do osiągnięcia);
- T – Time banded (określony w czasie).
- Określić zasoby – należy zastanowić się, czy instytucja/firma dysponuje chętnymi do pracy i kompetentnymi ludźmi, infrastrukturą, czasem i informacjami na koniecznym poziomie; jeśli trzeba można opracować sposoby pozyskania brakujących zasobów.
- Określić warunki pracy zespołu – należy określić, czy działalność zespołu ma być ciągła, czy czasowa? Jak często i gdzie mają odbywać się spotykania? W jaki sposób komunikować się będą członkowie zespołu? Jak organizować pracę, kiedy członkowie zespołu będą pracować także w innych zespołach?
- Określić sposoby motywowania – podstawą sukcesu zespołu jest dobra motywacja. Dbałość o nią to główne zadanie lidera, wspieranego przez członków zespołu. W urzędach trudno o czynnik motywujący, jakim jest gratyfikacja materialna, środki są zazwyczaj ograniczone. Pewne możliwości wynagradzania pracy szczególnie zaangażowanych i skutecznych liderów czy członków zespołu daje system dodatków motywacyjnych czy nagród. Dlatego szczególnie ważne są inne sposoby: docenienie, uznanie, pozytywna informacja zwrotna, a przede wszystkim zintegrowanie zespołu wokół celu.
- Określić składu grupy – nie może on być przypadkowy, wymuszony ani narzucony – kryteria doboru członków powinny wynikać z zadań stawianych zespołowi oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji.
- Dokonać wyboru przewodniczącego zespołu (lidera) – skuteczne działanie wymaga przywódcy, który będzie koordynował pracę, delegował zadania, rozładowywał konflikty, dostarczał informacji. Rola lidera, tak jak każda funkcja w zespole, powinna przypaść odpowiedniej osobie – posiadającej cechy, które przyczynią się do szybkiej integracji grupy. Lider może być wyznaczony lub wyłoniony. Ustalenie powyższych warunków istnienia zespołu stanowi punkt wyjścia do jego właściwego organizowania. Podczas pierwszych spotkań członkowie grupy poznają się, dokonują podziału ról i obowiązków, wypracowują metody działania – jest to czas na ustalenie sposobu komunikacji, norm regulujących pracę oraz ukierunkowanie działań.
