Ku zaskoczeniu wielu, stworzyliśmy wielką akcję pomagania tym, którzy jeszcze bardziej niż my tej pomocy potrzebowali. Nasze przedsięwzięcie stało się dość szybko wizytówką placówki wychowawczej, którą wówczas zarządzałem.
Kiedy odchodziłem do innej pracy miałem nadzieję, że ta akcja będzie kontynuowana. Niestety, ktoś jednak podjął decyzję o jej zakończeniu. Bez głębszej analizy uznał, że należy wywalić ten płot. Zapomniał tylko o jednym, żeby zapytać, w jakim celu ten płot został postawiony?
Wydaje mi się, że generalnie ludzie więcej uwagi, energii i talentu poświęcają na wywalanie płotów, niż na ich stawianie. Wcale nie uważam, że ten mój płot ma stać w nieskończoność. Namawiam jedynie do zastanowienia się, co przyświecało temu, kto ten płot postawił.
Ta sytuacja na tyle mnie poruszyła, że postanowiłem głębiej przyjrzeć się temu problemowi. Szczególnie zainteresowało mnie to w kontekście zarządzania ludźmi. Przykład powyższy pokazuje, że podobny problem pojawia się przy okazji zmiany na stanowisku kierowniczym. Powszechną zasadą jest, że pierwszą i najważniejszą ambicją następcy jest totalna zmiana wszystkiego, co zbudował jego poprzednik. Robi to z prostego założenia: przecież ja nie jestem głupszy i zrobię to po swojemu, i z pewnością jeszcze lepiej. Niestety, często kończy się to jedynie wywaleniem przysłowiowego płotu. Na tyle starczyło energii i wizji. Jak wiemy, instytucja jest organizmem żywym. Trzeba o nią ciągle dbać i doskonalić jej funkcjonowanie. Dlatego rozumiem, że płot na bieżąco trzeba poprawiać. Dużo prościej jest zarządzać placówką państwową, która powstaje, funkcjonuje i upada w zależności od polityki państwa.
Bardziej skomplikowana jest forma zarządzania instytucją biznesową, która uzależniona jest od wolnego rynku. W tych firmach, nowo powołani do zarządzania, liderzy mają większy respekt do wypracowanej kultury firmy.
Czy standard stworzony w przedsiębiorstwie może być tym symbolicznym płotem? Śmiem twierdzić, że tak. Kto go może wywalić? W pierwszej kolejności kierownictwo wtedy, kiedy zmienia dany standard, nie zastanawiając się, jakie konsekwencje z tego wynikną.
Spróbujmy wejść w problem jeszcze głębiej, i zadajmy sobie pytanie: czy pracownicy w tym symbolicznym wywalaniu płotu mają także swój udział? Odpowiadając myślę, że dzieje się tak wtedy, gdy nie przestrzegają danego standardu. Standardy stworzone zostały po to, by ułatwić im wykonywanie zadań i likwidowanie przypadkowych błędów. Ważne jest, aby rozumieli sens i rolę standardu. Wtedy będą w stanie przewidzieć konsekwencje wynikające z jego przestrzegania lub nie stosowania się do niego.
Chciałbym ten problem pokazać na przykładzie moich doświadczeń w pracy wychowawczej. Kierownik naszej placówki wprowadził zasadę, która mówiła, że każde dziecko wychodzące poza jej teren, miało być wpisywane przez wychowawcę do dziennika wyjść. Jego rolą było czuwanie, aby ten standard był przestrzegany. Nikt nie przypuszczał, że ten obowiązek będzie tak absorbujący i w dodatku, w opinii opiekunów, nie mający wielkiego znaczenia. Jak się domyślacie, jedni bardziej, inni mniej stosowali się do tej zasady. Taki stan trwał latami. Po jakimś czasie dziennik wyjść zaginął. Z pewnością nie miałoby to znaczenia, gdyby pewnego dnia nie zaginął wychowanek.
W placówce natychmiast pojawił się prokurator. Co zrobił? Poprosił o dokument rejestrujący wyjścia wychowanków poza teren placówki – u nas był to „dziennik wyjść”. Kto w tej całej sprawie zawinił? Oczywiście po pierwsze wychowawcy nie przestrzegający zasad obowiązujących w placówce. Po drugie kierownik, który nie kontrolował dokumentu, który zresztą sam stworzył. Możecie się jedynie domyślać, jakie spotkały ich konsekwencje.
Wykorzystajmy to doświadczenie w doskonaleniu funkcjonowania instytucji. Przykład ten pokazuje nam wszystkim, jak ważne jest wypracowanie logicznych standardów w firmie. Ja już wiem, że wymaga to dużego wysiłku i wyobraźni od kierownictwa i pracowników. Ale to dopiero pierwszy i nie najtrudniejszy etap. O wiele większym wyzwaniem jest przestrzeganie stworzonych już standardów.
Jak myślicie, czy nie stosowanie się do zaleceń kierownika przez tego wychowawcę wynikało z braku wyobraźni czy lenistwa? Jeżeli z głupoty, to rolą kierownika było pokazanie, jakie konsekwencje wynikają z ich nieprzestrzegania.
Najtrudniejsza w tej dramatycznej sytuacji była postawa wychowawcy, który w żaden sposób nie czuł się odpowiedzialny za konsekwencje wynikające z braku prowadzenia dziennika wyjść. Argumentował naiwnie, że inni także go nie prowadzili, i przez wiele lat nic się przecież nie stało. Dopiero kiedy „mleko się wylało”, kierownik wytłumaczył wychowawcy, że dzięki wpisowi wcześniej można byłoby się zainteresować nieobecnością wychowanka. I może nie byłoby tych tragicznych konsekwencji.
Jakiś czas temu przypadkowo spotkałem dyrektora, z którym pracowałem przed laty. Zaproponowałem mu „małą czarną”, na co on chętnie przystał. Rozmowa była sympatyczna , wspominaliśmy głównie zabawne historie z naszej współpracy. Pod koniec naszej rozmowy nagle zapytał:
– A co ty porabiasz?
– Zarządzam dużą firmą – rzekłem
– A jak sobie radzisz w tym kryzysie?
W pewnym momencie luźna rozmowa zeszła na dość poważny i ważny dla mnie temat.
– Panie dyrektorze – przyznałem się – mam kłopoty z egzekwowaniem zadań, które zlecam swoim pracownikom.
– Nie martw się – odpowiedział. Jak wiesz, ja zarządzam ludźmi od ponad 40 lat i doskonalę tę umiejętność z całym zapałem. Uwierz mi, że także mam z tym problem. Szczególny kłopot sprawia mi egzekwowanie brania odpowiedzialności przez podwładnych. Wiesz na czym się łapię? – stwierdził teraz już mój kolega – że traktuję ich jak dzieci. Wygłaszam kazania, pouczam, zawstydzam, daję dobre rady, a i tak nie potrafię ich z tej odpowiedzialności rozliczyć. Jaki z tego wynika wniosek? Są na mnie wściekli, czują się upokorzeni i myślę, że zabieram im wiarę, że są dobrymi pracownikami. Wiedziałem to już 20 lat temu: masz być miły, uprzejmy i sympatyczny dla pracowników, ale konsekwentny co do problemu. Powiem ci, że gdybym to potrafił, to sam bym się wprowadził do ekstraklasy wybitnych liderów. Niestety, ciągle raczkuję w tej roli.
Mój nowy przyjaciel powiedział mi chyba jeszcze ważniejszą mądrość: Posłuchaj, powinniśmy być konsekwentni także dla dobra pracowników. Ucząc ich brania odpowiedzialności, pomagamy im dojrzewać do swojej roli. Jeżeli ich ochraniasz, chcesz być dobrym wujkiem – robisz im straszną krzywdę. Dobrze wiesz, że gdybyś swojego pracownika nauczył wszystkich umiejętności, jakie powinien posiadać do wypełniania obowiązków, a nie nauczył brania odpowiedzialności, to i tak jego postawą nie będziesz usatysfakcjonowany.
Spotkanie to było owocne pod każdym względem. Byłem zaskoczony i zadziwiony, że wyniosłem z niego więcej niż przez te kilka lat, które spędziliśmy we wspólnej pracy.
A czy Wy, wynieśliście coś dla siebie z tego felietonu?
