Jedno pozostało niezmienne – rola tej osoby w każdym przedsiębiorstwie, firmie, zakładzie pracy jest kluczowa.
Przeprowadzając szkolenia pierwsze kroki kieruję zawsze do sekretariatu. Jakże różne bywają te pomieszczenia: obszerne, wspaniale wyposażone; małe, z tajemniczymi wejściami pełnymi zakamarków; kilku bądź jednoosobowe, załadowane papierami, komputerami, skanerami, drukarkami i tablicami z rozkładem tysiąca najważniejszych rzeczy w szkole; kolorowe, wytapetowane, z firaneczkami w oknach i bez, z nieodzownymi paprotkami na parapetach okien oraz wieloma bardzo potrzebnymi do życia każdemu pracownikowi rzeczami, tj. czajnikiem elektrycznym, wygodnym krzesłem i jakimś bibelotem „na szczęście” (np. figurka „anioła biurowego”). To wszystko sprawia, że sekretariat ma w sobie jedyny i niepowtarzalny urok. Gdy jeszcze dodamy do tego woń świeżo zaparzonej kawy – mamy prawie pełen obraz. Prawie…, bo kwintesencją tego pomieszczenia jest ONA ( rzadziej ON, lecz nie dyskryminujmy panów) – osoba siedząca za biurkiem. Od niej wszystko się zaczyna!
Dla rodziców, uczniów, przyszłych nauczycieli, szkoleniowców – pierwszy kontakt ze szkołą. Zazwyczaj miło uśmiechnięta, skora do pomocy, zawsze odpowie na wszystkie nurtujące nas w danej chwili pytania. Sekretarka szkolna ma przede wszystkim funkcję reprezentatywną. Większość dyrektorów ma świadomość, jak ważnym miejscem jest sekretariat i wprowadza w nim stosowne zmiany, tak aby przede wszystkim był przyjazny dla petenta i stwarzał dobre wrażenie. Takie samo zadanie leży po stronie osoby pełniącej rolę sekretarki. Warto jednak pamiętać, że często nie jest to jedyna rola, bo życie szkolne szybko warunkuję i inne, czasem dość dziwne zadania:
– pomoc naukowa – dla rodziców, którzy wymagają od niej często informacji niemalże jak od nauczyciela (np. w sprawie prawa oświatowego),
– pierwsza pomoc dla poszczególnego ucznia( zwłaszcza w szkołach gdzie nie ma pielęgniarek), kiedy nauczyciel nie może opuścić całej klasy,
– kadrowe,
– biuro zamówień pomocy szkolnych, sprzętu szkolnego , dyplomów itp.
– centrum informacji dla wszystkich postronnych osób przychodzących do szkoły,
– ratunek, gdy zepsuje się sprzęt elektroniczny lub zatnie drukarka,
– ostatnia deska ratunku ( w różnych sprawach),
– prawa ręka dyrektora w sprawach administracyjnych,
– głos w telefonie, od którego wiele zależy ( np. czy zostaniemy połączeni z dyrektorem czy nie).
– „przypominacz” o sprawach ważnych i najważniejszych,
– oaza cierpliwości w kontaktach z zapominalskimi uczniami
I wiele więcej.
Każdy dyrektor wie, jak cenna to osoba. Jej kompetencje, kultura osobista, prezencja i ciepło są wizytówką szkoły a także dyrektora. Jej rola związana jest wielowiekową tradycją.
Niegdyś sekretarz i kanclerz byli najważniejszymi osobami w otoczeniu osób panujących. Mieli dostęp do tajnej korespondencji oraz strzegli pieczęci królewskich. Mogli należeć także do składu sędziów. Musieli mieć nieposzlakowaną opinię, często były to osoby duchowne. Dwory szlacheckie szczyciły się posiadaniem sekretarzy, ekonomów. Były to zawsze funkcje związane z ogromnym zaufaniem chlebodawcy, a z oddaniem i lojalnością z drugiej strony. O sekretarzy dbano szczególnie bowiem posiadali wiedzę dużo większą i dopuszczani byli do tajemnic urzędowych a nierzadko także rodzinnych.
Może więc Dzień Sekretarki będzie okazją, aby zauważyć zza stosu papierów i komputerów, te jakże ważne dla szkoły i dla nas nauczycieli osoby. Doceńmy je – czy poprzez (idąc tonem Barei) wręczenie goździka, czy też (szlachecką rozrzutnością) pięknego prezentu od kadry nauczycielskiej, czy może prostego „dziękuję”. Dobrym pomysłem może też okazać się zaproponowanie możliwości rozwoju zawodowego poprzez uczestnictwo w kompleksowym szkoleniu dla pracowników sekretariatu? Wszystkiego najlepszego!
