Wcześniejsze części artykułu znajdą Państwo tutaj i tutaj.
AUDYTY WEWNĘTRZNE
Doszliśmy do momentu, kiedy mamy już opisany nasz system zarządzania jakością. Wdrażamy go w życie, podlega on doskonaleniu. Jednak aby system funkcjonował optymalnie ktoś powinien sprawdzać, czy to co zapisaliśmy znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Taką funkcję pełnią tzw. audyty wewnętrzne. Realizują je wybrani z grona nauczyciele, którzy sprawdzą i wychwycą wszelkie nieścisłości w systemie. Warto pamiętać o jednym: audytor w żaden sposób nie ocenia pracy nauczyciela. Od tego jest dyrektor. To ważna informacja, którą powinni znać wszyscy nauczyciele, tak by nie bali się procesu audytowania. Muszą być spokojni, że w przypadku audytu chodzi o dalsze doskonalenie systemu, a nie wskazanie braków w ich pracy.
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
Nad opisanym, wdrożonym i sprawdzonym (poprzez audyty wewnętrzne) systemie zarządzania jakością raz na kilka miesięcy należy się pochylić, aby zastanowić się na jakim jesteśmy etapie, co można w nim poprawić, udoskonalić, a może coś uprościć? Takie cykliczne (raz, dwa razy w roku) spotkanie nazywamy Przeglądem Zarządzania.
Tematyka przeglądu dość szczegółowo została opisana w normie ISO 9001:2008 i zawiera:
a) wyniki audytów wewnętrznych,
b) informacje zwrotne od klientów (ocena stopnia satysfakcji, ocena reklamacji i zgłoszonych uwag),
c) ocena funkcjonowania procesów,
d) ocena wyników i skuteczności podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych,
e) skuteczność realizacji zaleceń ustalonych na poprzednich przeglądach,
f) stopień wdrożenia i funkcjonowania SZJ w szkole,
g) obszary wymagające doskonalenia,
h) inne zagadnienia według decyzji Dyrektora szkoły.
Przegląd zarządzania to idealny moment na podejmowanie ważnych decyzji dotyczących doskonalenia naszego systemu. Uczestniczyć w nim powinien obowiązkowo dyrektor, pełnomocnik oraz wszyscy właściciele procesów opisanych w naszym systemie. Najprościej można to spotkanie porównać do posiedzenia rady pedagogicznej.
AUDYT ZEWNĘTRZNY I CERTYFIKACJA
No i wreszcie nadszedł finał naszych prac nad systemem zarządzania jakością. Jest nim Audyt zewnętrzny dokonywany przez uprawnioną jednostkę certyfikującą. Ten moment jest dla wielu dyrektorów związany z paraliżującym strachem i niepewnością o ocenę naszego systemu. Czy na pewno należy się go obawiać?
Oczywiście, że nie! Dobrze przygotowana szkoła, z porządnie opisanym system z pewnością pomyślnie przejdzie audyt zewnętrzny i otrzyma certyfikat. Aby jednak tak się stało należy przede wszystkim przestrzegać kilku zasad.
Po pierwsze poza dobrze wdrożonym i opisanym systemem należy zadbać o odpowiedni przepływ informacji wśród całej społeczności szkolnej. Nauczyciele powinni otrzymać pełną wiedzę na temat tego, jak taki audyt będzie wyglądał, czego mogą się spodziewać, jakie padną pytania i kto będzie je zadawał.
Po drugie, należy pamiętać, żeby podczas audytu posługiwać się (i chwalić!) tylko dokumentami opisanymi w systemie. Jeżeli któryś z nauczycieli albo nie daj Boże dyrektor szkoły pokaże jakiś dokument nie opisany w Księdze Jakości – zostanie to uznane jako dokument poza systemem.
Po trzecie, nie należy obawiać się uwag ze strony audytora. Podczas tego kilkudniowego spotkania (zwykle pierwszy audyt trwa ok. 2-3 dni) audytor będzie sporządzał notatki, czynił obserwacje, notował nieścisłości. Jeżeli tylko nie będzie niezgodności z normą, nie mamy się czego obawiać. Na usunięcie błędów w naszym systemie będziemy mieli czas do następnego audytu, a uwagi posłużą nam przecież do doskonalenia naszego systemu.
Certyfikat ISO będzie najważniejszym gwarantem Waszej ciężkiej pracy. Pracy, której najważniejszy cel jest jeden: wszechstronny rozwój ucznia na miarę jego potrzeb i możliwości.
