Ponieważ takich projektów podczas roku szkolnego organizujemy kilka, dobrą praktyką jest powołanie koordynatora do każdego z nich i współpracujących z nim zespołów zadaniowych.
Wicedyrektor z gronem koordynatorów powinien wypracować obowiązujące podczas współpracy wystandaryzowane procedury obejmujące m.in. sposób ustalenia celu i harmonogramu działań, powołania zespołów zadaniowych, kompetencji poszczególnych nauczycieli, częstotliwość i sposób przekazywania informacji zwrotnej dotyczącej zaawansowania prac.
Dyrekcja sprawuje nadzór nad działaniami nauczycieli i tylko w nadzwyczajnych sytuacjach powinna bezpośrednio angażować się w koordynację projektów, gdyż praktyka pokazuje, że w ten sposób może nieco obniżyć się kreatywność i samodzielność zespołu czekającego na zatwierdzenie każdego drobnego pomysłu przez szefa.
Zespól zadaniowy realizujący ogólnoszkolny projekt powinien mieć czytelną strukturę. Koordynator współpracuje z realizatorami poszczególnych zadań, a ci z kolejnymi zaangażowanymi w temat nauczycielami np. wychowawcami klas lub członkami konkretnego zespołu przedmiotowego. Wszystkich obowiązują ustalone procedury postępowania.
Podczas realizacji projektów bardzo ważną zasadą jest rytmiczność działań. Zdecydowanie pozytywnie wpływa na nią wywieszenie w ogólnodostępnym miejscu harmonogramu działań.
Proponowany wzór poniżej.
Czasem przydaje się precyzyjne pisemne określenie zakresu działań w ramach realizacji danego zadania. Jest to przydatne w przypadku nauczycieli po raz pierwszy uczestniczących w projekcie jako szczegółowa informacja. Często brak instrukcji postępowania obniża standardy działania.
W proponowanej procedurze dużym ułatwieniem we współpracy jest pisemne (za pomocą podpisu i daty) potwierdzenie wykonania zadania. Nie tylko jest czytelną informacją dla koordynatora, ale też mobilizuje członków zespołu do terminowego wywiązywania się z poszczególnych zadań.
Uwagi i spostrzeżenia realizatorów czynione na bieżąco są natomiast dobrym materiałem podczas ewaluacji projektu.
Projekt to wynik działania wielu osób, nie zapomnijmy o docenieniu ich trudu i efektów działania. Dziękując realizatorom pamiętajmy o każdym obszarze, bo sukces projektu zależy często od mało spektakularnych czynności. Podziękować oczywiście możemy ustnie na odpowiednim forum lub zamieścić podziękowania na piśmie dokładnie w miejscu, w którym widział harmonogram prac. Dziękujemy za konkretne działania i osiągnięcia, aby uświadomić nauczycielom, że dyrekcja jest świadoma ich zaangażowania.
A co jeśli ktoś nie wywiązuje się z powierzonego zadania?. Pierwsza reakcja powinna należeć do koordynatora projektu. Zaległość może wynikać z braku zrozumienia zadania, nieobecności lub czynników obiektywnych. Warto to wyjaśnić. Jeśli interwencja koordynatora nie wystarcza, czas na działania dyrekcji. Tu postępujemy zgodnie z przyjętymi w szkole standardami.
Z reguły projekty angażują nauczycieli i młodzież i są źródłem satysfakcji. Uczą współpracy, prowokują do nowych formuł działania, pozwalają prawdziwie uczestniczyć w procesie twórczym, poczuć się członkiem zespołu, odnieść sukces. Sprawna realizacja projektów tworzy sprzyjające warunki adaptacji dla młodych i nowych nauczycieli.
Z doświadczenia wiem, ze często realizatorzy projektu skoncentrowani na działaniu nie znajdują już siły albo odwagi na promocję swego przedsięwzięcia. Oczywiście takiej promocji częściowo dokonuje dyrektor szkoły poprzez zapraszanie gości na uroczystości związane z podsumowaniem inicjatywy, ale warto zadbać również o promocję tych wydarzeń w szerokim środowisku lokalnym poprzez artykuły w prasie, plakaty czy informatory, a może nawet zaproszenie lokalnej telewizji. To niebagatelne zadanie również powinno być powierzone konkretnym osobom.
Prawidłowa efektywna realizacja projektów generuje w szkole tak potrzebną dobrą atmosferę, kreatywność i odpowiedzialność. Wszyscy utożsamiając się z sukcesem, w którego osiągnięciu uczestniczyli a przez to coraz bardziej utożsamiają się ze szkołą.
