Pierwsza część artykułu dostępna pod adresem
Czy zapis o przeglądzie danych osobowych musi być w regulaminie?
Nie, nie ma obowiązku ujmowania w regulaminie ZFŚS zapisu dotyczącego przeglądu danych. Ustawa tego nie narzuca. Jednak trzeba pamiętać, aby ten obowiązek wykonywać co najmniej raz w roku kalendarzowym. Ustawodawca nie określił kiedy dokładnie w ciągu roku ta czynność powinna być wykonywana. Może być ona dokonana na początku lub na końcu roku. Wybór dogodnego terminu należy do pracodawcy.
Natomiast jeśli pracodawca będzie chciał taki zapis umieścić w regulaminie, może to zrobić, może nawet określić konkretny termin przeglądu danych, ale wówczas musi pamiętać, żeby stosować się do zapisów regulaminu. Regulamin jest źródłem prawa w zakładzie pracy i musi być przestrzegany.
Czy potrzebny jest raport z przeprowadzenia czynności przeglądania dokumentacji?
Ustawa o ZFŚS nie wspomina o konieczności posiadania raportu/protokołu z przeprowadzenia czynności przeglądu danych osobowych, ale do celów dowodowych warto go mieć. Warto sporządzić protokół, w którym będzie informacja kiedy i kto dokonał czynności przeglądu danych osobowych oraz jakie dane zostały usunięte (jeśli była potrzeba usunięcia danych, jak np. faktury z apteki).
Ten protokół będzie przydatny do celów dowodowych przed organami kontroli, aby udowodnić, że obowiązek z art. 8 ust. 1d został wypełniony w danym roku.
Kto ma obowiązek przeprowadzenia przeglądu danych w szkole? Dyrektor, komisja socjalna, księgowość?
Obowiązek ma pracodawca (czyli Dyrektor), lub osoba, która w jego imieniu jest upoważniona do dokonywania konkretnych czynności. Zależy to od indywidualnych ustaleń i upoważnień w każdym zakładzie pracy.
Pracodawca nie może zapomnieć o archiwizacji, jeśli dotyczy go ten wymóg.
W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne.
