– ministrów,
– centralne organy administracji rządowej,
– wojewodów,
– działające w imieniu wojewody lub we własnym imieniu inne terenowe organy administracji rządowej (zespolonej i niezespolonej),
– organy jednostek samorządu terytorialnego,
– inne organy i podmioty właściwe do rozstrzygania decyzji.
Obowiązki organów administracji publicznej zostały zapisane w art. 7 Konstytucji – która stanowi, że organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Jeśli chodzi o obowiązki organów administracji publicznej, warto również zwrócić uwagę na zapis art. 9 KPA, z treści którego wynika, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
W dalszej części warto zwrócić na zapis art. 7. KPA, który stwierdza, że w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.
W świetle powyższego należy znać zakres ustaw, na mocy których działają wymienione wyżej organy administracji państwowej. Z uwagi na obszerność zagadnienia, w przypadku szkoły warto zwrócić uwagę na działanie następujących organów:
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) – będący centralnym organem administracji państwowej, którego kompetencje określa ustawa o ochronie danych osobowych, dokładnie rozdział drugi i art. 12 tejże ustawy.
Główny Inspektor Sanitarny – będący centralnym organem administracji rządowej, działający w praktyce dla szkół poprzez Państwowych Wojewódzkich i Powiatowych Inspektorów Sanitarnych (w zależności od rodzaju szkoły, np. szkoły ponadgimnazjalne podlegają pod Inspektora Wojewódzkiego a przedszkola pod Inspektora Powiatowego)
Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej – będący centralnym organem administracji rządowej działa poprzez komendy miejskie i powiatowe, szczególnie na mocy ustawy o Państwowej Straży Pożarnej oraz na podstawie rozporządzenia w sprawie czynności kontrolno rozpoznawczych przeprowadzonych przez straż pożarną.
Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego – będący centralnym organem administracji rządowej działa, z punktu widzenia szkoły, na podstawie ustaw prawo budowlane i wykonuje w przypadku szkoły swoje zadania kontrolne najczęściej poprzez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. PINB ma prawo do wejścia na teren budynku szkoły, do każdego pomieszczenia.
Komendant Główny Policji – jest centralnym organem administracji rządowej i może wykonywać czynności kontrolne przy pomocy Komendanta Wojewódzkiego, Komendanta Powiatowego lub oraz Komendantów Miejskich. W przypadku szkoły są to często kontrole autokarów przewożących uczniów.
Centralne Biuro Antykorupcyjne – jest urzędem administracji rządowej działającym m. in. w celu zwalczania korupcji w instytucjach samorządowych. Działalność CBA w zakresie kontroli w szkole będzie dotyczyła działalności gospodarczej, szczególnie związanej z dysponowaniem środkami publicznymi czy udzielaniem zamówień publicznych.
Regionalna Izba Obrachunkowa (RIO) – RIO jest niezależnym organem administracji państwowej, działającym w zakresie gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych. Działalność izb obrachunkowych można podzielić na kilka obszarów, są to: nadzorcza, opiniodawcza, szkoleniowo-informacyjna, karno-administracyjna oraz kontrolna. Kontroli RIO z punktu widzenia szkoły będą podlegały sprawy w zakresie realizacji planu finansowego szkoły, rachunkowości, kontroli zarządczej oraz udzielania zamówień publicznych.
Kurator Oświaty – jest organem rządowej administracji zespolonej w województwie. Obok organów jednostek samorządu terytorialnego Kurator Oświaty wykonuje zadania związane z prowadzeniem nadzoru pedagogicznego, jest również organem wyższego rzędu w zakresie wybranych spraw administracyjnych. Uprawnienia Kuratora Oświaty są najczęściej dobrze znane dyrektorom szkół, i zostały zawarte w ustawie o systemie oświaty, w art. 31 i dalszych
Organy jednostek samorządu terytorialnego (JST) zgodnie z trójszczeblową strukturą obejmują gminę, powiat i województwo. Organy JST z praktycznego punktu funkcjonowania szkoły podzielić należy na organy wykonawcze i organy stanowiące. Art. 5c ustawy o systemie oświaty określa zadania poszczególnych organów JST. Organy samorządu terytorialnego (odpowiednio rada samorządu lub wójt, burmistrz, prezydent) pełnią rolę organu prowadzącego szkołę.
Na podstawie powyższego widać, że działalność szkoły podlega działalności wielu organów administracji publicznej, w tym działalności kontrolnej tych organów. Dla dyrektora szkoły w pierwszej kolejności powinna być ważna znajomość ustaw, na mocy której działają wyżej wymienione organy administracji publicznej. Przytoczenie zakresu uprawnień przekracza ramy niniejszego opracowania, niemniej jednak zapoznanie się z fragmentami ustaw nie powinno nastręczyć dyrektorom szkół większych trudności.
OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ I JEJ DYREKTORA
Jednostka kontrolowana, np. szkoła oraz działanie jej dyrektora podlegają kontroli organów administracji publicznej, w zakresie prawa, na podstawie których organy kontrolujące działają. Ważne, aby zdać sobie sprawę, że kontrola z danego urzędu administracji publicznej nie ma kompetencji do kontrolowania wszystkiego. Dla przykładu pracownik urzędu miasta może zażądać wglądu do dziennika lekcyjnego jedynie w zakresie kontroli czasu pracy nauczycieli natomiast nie ma prawa kontrolować ocen poszczególnych uczniów, gdyż jest to wyłącznie kompetencja Kuratora Oświaty. Kurator Oświaty natomiast nie ma prawa wglądu do planu finansowego szkoły ani do książki obiektu.
W praktyce podstawowym obowiązkiem dyrektora szkoły będzie udostępnienie do wglądu dokumentów regulujących statutową działalność szkoły. Są to zatem statut szkoły, wszelkie regulaminy (np. regulamin pracy dla PIP, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), instrukcje (np. instrukcja kancelaryjna), sprawozdania finansowe (półroczne, roczne), dokumentacja procesu nauczania (dzienniki lekcyjne), opieki i wychowania (dzienniki lekcyjne, dzienniki zajęć dodatkowych), karty wycieczek itp. Może okazać się konieczne udostępnienie pracownikom organów kontrolnych wydzielonego pomieszczenia w celu przeprowadzenia analizy dokumentów oraz udostępnienie dokumentacji i pomieszczeń. Taka konieczność wystąpi w przypadku prowadzonej ewaluacji zewnętrznej lub kontroli finansowej z ramienia RIO lub przedstawicieli organu wykonawczego JST (np. pracownika komórki odpowiedzialnej za audyt wewnętrzny i kontrole wewnętrzną).
Kontrola Powiatowego Inspektora nadzoru Budowlanego będzie dotyczyła wglądu do książki obiektu. Obowiązkiem dyrektora szkoły będzie przedstawienie zgód na wszelkie przebudowy i zmiany w konstrukcji budynku. Nawet postawienie lekkiej ścianki, która zmienia funkcję pomieszczenia wymaga odpowiedniego udokumentowania i zezwolenia. Warto pamiętać, że prace remontowe i konserwacyjne musza być wykonywane w oparciu o materiały dopuszczone do stosowania pod względem higieny i bezpieczeństwa.
Obowiązkiem dyrektora szkoły wobec organów kontroli jest ponadto udzielanie informacji publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.
Dyrektor szkoły ma prawo do wglądu do legitymacji służbowej oraz powinien zażądać okazania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrola powinna być odnotowana w księdze kontroli.
Reasumując pamiętajmy:
– organ administracji publicznej działa wyłącznie w obrębie przepisów, które mają do niego zastosowanie, najczęściej jest to konkretna ustawa, inna niż ustawy oświatowe,
– organ prowadzący szkołę nie ma prawa do kontrolowania wszystkiego
– dokumentacja zgromadzona w szkole jest informacją jawną z wyjątkiem danych osobowych (również informacje finansowe o wynagrodzeniu pracowników)
– kontrolujący ma obowiązek identyfikować się legitymacją służbową lub upoważnieniem,
– dyrektor ma prawo do weryfikacji osoby kontrolującej np. poprzez wykonanie telefonu do instytucji kontrolującej w celu weryfikacji osoby prowadzącej kontrolę. Ma to znaczenie w przypadku osób, których dyrektor szkoły nie zna.
– Obowiązkiem dyrektora jest upewnienie się, że osoba kontrolująca działa w zakresie prawa.
