Zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych poprzez pojęcie przetwarzania danych osobowych rozumie się między innymi samo ich zbieranie. Gromadzenie zaś danych osobowych w szkole może odbywać się w określonych zbiorach np. Księga Ewidencji Dzieci, Zbiór Uczniów Szkoły, zbiór danych osób korzystających z biblioteki szkolnej, zbiór wejść do placówki itp. Dane osobowe uczniów mogą być przetwarzane za zgodą osoby, której dotyczą lub w ściśle określonym celu. Nie mogą być też zgodnie z art. 26 poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tym celem. W związku z powyższym wątpliwości budzi, czy zapisywanie danych w prywatnych notatnikach spełnia omówione kryteria.