Czy zastanawialiście się kiedyś ile dokumentów szkolnych można znaleźć w sekretariacie szkoły? Pokusiłam się przy okazji pisania publikacji na ten temat o zrobienie rozeznania w tym temacie. Wybrałam to, co wynika z aktów prawnych obligujących szkołę, oraz przeprowadziłam rekonesans wśród szkół.
Okazało się, że w sekretariacie, jako miejscu zajmującym centralne miejsce w szkole, znajduje swoje miejsce najwięcej dokumentów szkolnych. Mówię tu przede wszystkim o sekretariatach w małych szkołach, które pełnią często funkcję składnicy „akt wszelakich”.
Aktem prawnym, który „określa sposób prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne, a także publiczne placówki, dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzaje tej dokumentacji”[1] jest Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU z 2014 r. poz. 1170).
Jednak oprócz dokumentacji, o której mówi powyższe rozporządzenie, w sekretariacie znajdą się również dokumenty z zakresu administrowania szkołą, który obowiązek posiadania wynika z innych niż powyższy aktów prawa.
Umownie podzieliłam dokumentację szkolną podzieliłam następująco:
Dokumenty pierwotne:
– akt założycielski (uchwała organu prowadzącego w sprawie założenia szkoły),
– statut (pierwszy statut nadaje organ prowadzący szkołę, zmian dokonuje rada szkoły, jeśli – – nie jest powołana w szkole jej obowiązki pełni rada pedagogiczna),
– regulaminy (np. organizacji pracy szkoły, wynagradzania, pracy rady pedagogicznej, działalności samorządu uczniowskiego, działalności rady rodziców itp.).
Dokumenty z zakresu wychowania, dydaktyki i opieki:
– plan pracy szkoły (zatwierdza rada pedagogiczna na podstawie delegacji ustawowej art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie oświaty),
– podstawy programowe (kształcenia ogólnego oraz kształcenia w zawodach),
– ramowe plany nauczania,
– programy nauczania (programy do użytku w szkole dopuszcza dyrektor),
– programy wychowania,
– plan nadzoru pedagogicznego,
– arkusze ocen,
– dziennik zajęć przedszkola,
– dzienniki lekcyjne,
– dzienniki innych zajęć prowadzonych w szkole (zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze i specjalistyczne),
– plany pracy z uczniem zdolnym i uczniem mającym trudności w nauce,
– dzienniki nauczania indywidualnego,
– wewnątrzszkolne zasady oceniania,
– szkolny zestaw podręczników,
– program wychowawczy szkoły,
– program profilaktyki,
– dzienniki pracy psychologa lub pedagoga,
– plan dyżurów nauczycieli,
– dziennik zajęć w świetlicy szkolnej,
– plany doskonalenia zawodowego nauczycieli,
– rejestr wycieczek szkolnych,
– regulamin pracy biblioteki szkolnej,
Dokumenty niezbędne do administrowania szkołą – rejestry:
– instrukcja kancelaryjna,
– jednolity rzeczowy wykaz akt,
– instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt,
– księga kancelaryjna,
– rejestry przesyłek,
– księga ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania -przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu (zamieszkałych w obwodzie szkoły) – w szkole podstawowej,
– księga ewidencji dzieci i młodzieży, będących absolwentami szkoły podstawowej, podlegającym obowiązkowi szkolnemu (zamieszkałych w obwodzie gimnazjum) – w gimnazjum,
– księga wychowanków – w specjalnym ośrodku szkolno – wychowawczym, specjalnym ośrodku wychowawczym, młodzieżowym ośrodku wychowawczym, młodzieżowym ośrodku socjoterapii, ośrodku rewalidacyjno – wychowawczym, placówce zapewniającej opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania,
– księga uczniów,
– księga absolwentów,
– rejestr wydanych legitymacji szkolnych,
– rejestr wydanych zaświadczeń,
– rejestr wydanych świadectw,
– rejestr wydanych duplikatów,
– rejestr wydanych aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycielom,
– rejestr wydanych upoważnień do dostępu i przetwarzania danych w Rejestrze Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO),
– rejestr wydanych upoważnień do dostępu do danych osobowych,
– regulamin kontroli zarządczej,
– rejestr zbioru danych osobowych,
– ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe,
– ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania),
– zbiór umów,
– rejestr zarządzeń dyrektora.
[1] §1. Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU z 2014 r., poz. 1170)
