Niewłaściwa inicjacja jest tymczasem częstą przyczyną niepowodzenia firm a w naszym przypadku szkół we wprowadzaniu pracy zespołowej. [5]
Organizacja grup zadaniowych przebiega w czterech fazach:
- formowanie,
- podział ról,
- normowanie,
- praca.
Taka organizacja powinna być poprzedzona serią szczegółowych szkoleń. W momencie formowania członkowie zaczynają zbierać informacje o zadaniach które mają do wykonania oraz mogą poświęcić ten czas na bliższe poznanie się. Dlatego niezbędne jest dostarczenie danych o celach oraz charakterze danej grupy, a także zapewnienie wystarczająco długiego czasu dla poznania się członków grupy zadaniowej. Długość trwania poszczególnych faz może zostać skrócona, jeśli członkowie grupy dotychczas współpracowali w powiązanych komórkach. Podczas fazy podziału ról ustala się podział pracy, a także identyfikuje potencjalne konflikty. Przyczyny takich konfliktów należy zlikwidować przed podjęciem dalszych działań. Faza normowania początkuje realizację zadań. W fazie tej wykształcają się procedury postępowania w grupie, wzorce zachowań oraz sposoby komunikowania się. Gwarancją wysokiej efektywności zespołu w fazie pracy grupy jest początkowe, prawidłowe ustalenie zasad działania. [6]
Współpraca ma ogromne znaczenie na odpowiednią prace grupy i jest ona opisana jako wykonywanie działań które się uzupełniają a przede wszystkim są zgodne oraz wpływają pozytywnie na realizację danego celu. Często za sukces firmy uznaje się właśnie współprace pomiędzy pracownikami. Nie jest jednak regułą, że praca w zespole zawsze oznacza lepsze wyniki. [7]
Grupy tworzymy po to, aby realizować wspólnie określony cel. Każdy z członków takiej grupy powinien znać cel tej konkretnej grupy zadaniowej, oraz jak indywidualne zadania członków wpływają na realizację tego właśnie celu.
Jaki powinien być cel ? Przede wszystkim:
– szczegółowo określony
– mierzalny
– wspólny dla członków
– znany wszystkim członkom grupy
– sensowny dla pracowników
– związany z misją i wizją szkoły
Ściśle określony cel dla wybranej grupy ma wpływ na to, że członkowie przydzieleni do danej grupy, ze zdecydowanie większym zaangażowaniem i chęcią wykonują powierzone im zadania. Poprzez to, że mają klarownie wyznaczone obowiązki, zauważa się zmniejszony poziom stresu u każdego z członków. Wzmacnia to również więź pomiędzy członkami grupy. Realizację celu powinno oceniać się na podstawie działań całej grupy a nie jednostek. [8]
Oprócz konkretnego celu określonego dla danej grupy, powinny zostać przedstawione role każdego członka grupy zadaniowej z osobna. Czytelne role są bardzo ważne w wykorzystaniu czasu pracy. Ogromną stratą jest poświęcanie czasu i energii przez członków na zrozumienie, doprecyzowanie i ewentualne wyjaśnianie, poszczególnych działań co jest efektem niedoprecyzowania zadań poszczególnych członków. Ten ogrom straconego czasu powinien być przeznaczony na pracę zespołu.
W grupie zadaniowej :
– role członków powinny być określone w sposób przejrzysty, tak samo jak potrzebne kompetencje i obowiązki
– członkowie grupy wiedzą jaka jest przyczyna utworzenia ich stanowiska pracy
– członkowie grupy maja zarówno swoje przywileje jak i obowiązki
– członkowie rozumieją swoje role, co daje im możliwość przewidywania zachowań poszczególnych członków zespołu. [9]
Maciej Przetakiewicz – uczestnik Kursu Zarządzania Oświatą organizowanego przez Instytut Kształcenia EKO-TUR, Niepubliczną Placówkę Doskonalenia Nauczycieli
