Szkoły i przedszkola coraz częściej podlegają kontrolom zewnętrznym w zakresie wykorzystania i właściwego rozliczenia udzielonych im dotacji i subwencji.
W związku z powyższym, dyrektorzy szkół i przedszkoli mają często wątpliwości, jaką dokumentację może sprawdzać jednostka zewnętrzna, w tym np. urząd kontroli skarbowej, w związku z udzieloną dotacją lub subwencją oświatową. To samo dotyczy kontroli dokonywanej przez organ prowadzący szkołę/przedszkole celem potwierdzenia prawidłowego wykorzystania dotacji/subwencji.
W dzisiejszym artykule spróbujemy przybliżyć Państwu przepisy prawne obowiązujące w tym zakresie oraz podpowiemy, jakie dokumenty mogą podlegać kontroli.
To, jakie dokumenty będą sprawdzane, podczas kontroli subwencji i dotacji zależy od podmiotu dokonującego danej kontroli. I tak, organ dotujący podczas kontroli wykorzystania dotacji ma prawo wglądu m.in. w:
- dokumentację księgową,
- umowy zawarte przez przedszkole z rodzicami wychowanków przedszkola,
- dokumentację szkolną.
- W przypadku kontroli prowadzonej przez urząd skarbowy możemy spodziewać się przeglądu następujących dokumentów:
- deklaracje podatkowe,
- księgi podatkowe lub rachunkowe,
- dokumenty księgowe,
- dokumenty zgromadzone podczas wcześniejszych postępowań kontrolnych lub w innych postępowaniach.
Na podkreślenie zasługuje fakt, że żaden przepis prawa wprost nie reguluje opisanej wyżej kwestii, tj. nie wymienia dokumentów, których mogą żądać organy kontrolujące. W praktyce kontrolnej zasadą jest, że organy kontrolne mogą sprawdzać dokumenty związane z zakresem przeprowadzanej kontroli. Każda kontrola powinna mieć określony m.in. zakres i przedmiot. W upoważnieniu udzielonym do kontroli powinna być umieszczona również podstawa prawna przeprowadzanej kontroli.
Pamiętajmy, że kontrolujący nie mogą żądać dokumentów wykraczających poza zakres kontroli.
Prawo do przeprowadzania kontroli jednostek oświatowych pobierających dotację wynika z art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Organ dotujący ma prawo kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji udzielonych na podstawie przepisów ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Jest to podstawa do tego, by osoby przeprowadzające kontrolę, miały prawo:
- wstępu do jednostek kontrolowanych,
- wglądu do dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją.
Uprawnienia kontrolujących obejmują również prawo do żądania przedłożenia kopii dokumentów (sporządzania kopii/skanów), które następnie włączają w dokumentację kontroli. To bowiem beneficjent dotacji ma przedstawić czytelne i wiarygodne dowody potwierdzające, że właściwie pobrał i wykorzystał dotację.
Bezpośrednio z zapisów art. 36 ust. 2 wynika, że kontrolujący mają prawo do wglądu do wyżej wymienionej dokumentacji, dla przykładu mogą żądać: faktur, rachunków, dokumentów księgowych, ale też dzienników zajęć, a nawet pozostałej dokumentacji szkolnej. Ciekawym przypadkiem prawnym jest rozstrzygnięcie czy kontrolujący w zakresie swoich uprawnień mogą sprawdzać również umowy cywilnoprawne zawierane z rodzicami. Orzecznictwo sądów w tym zakresie jest często rozbieżne, ale dominuje linia orzecznicza, zgodnie z którą również ta dokumentacja podlega kontroli.
Jakie kontrole w niepublicznym przedszkolu/szkole może prowadzić urząd skarbowy?
Uprawnienia kontrolne urzędu skarbowego wynikają z art. 272-280 oraz art. 281-292 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tymi zapisami urzędy skarbowe w szkołach mogą podejmować czynności sprawdzające i kontrolne w zakresie podatkowym.
W przypadku kontroli podatkowej na żądanie kontrolującego należy przedstawić do wglądu m.in. dokumenty księgowe, księgi podatkowe lub rachunkowe, deklaracje podatkowe, dokumenty zgromadzone podczas wcześniejszych postępowań kontrolnych lub w innych postępowaniach.
Wobec szkół i przedszkoli w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości może zostać wszczęte postępowanie karno-skarbowe. W przypadku takiego postępowania uprawnienia kontrolujących reguluje art. 64 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Zakres uprawnień w przypadku takiej formy kontroli jest bardzo szeroki i dokładnie precyzuje go, wspomniany wcześniej art. 64 ustawy o KAS, ale należy pamiętać, że pomimo tego kontrolujący mają prawo tylko do dokumentów, które są adekwatne do przedmiotu kontroli.
