Pracę nad efektywnym realizowaniem zadań należy zacząć od pewnej głębszej refleksji. Pamiętajmy, że czasu nie da się kupić, nie da się go zarobić nawet ciężką pracą. To czas jest najcenniejszym dobrem, dlatego warto wykorzystać go rozsądnie.
Wielu żyje w ciągłym biegu – jak mantrę powtarza zdanie: „nie mam czasu, jestem zajęty”. Jeśli jednak przyjrzymy się sobie bliżej, wtedy okaże się, że dysponujemy dość dużymi rezerwami, których nie wykorzystujemy. Namawiam więc do prowadzenia rejestru czasu. Kiedy pierwszy raz bacznie prowadziłem obserwację, wtedy okazało się, że mnóstwo czasu marnuję rozmawiając przez telefon komórkowy, oglądając telewizję oraz surfując po Internecie. Teraz nie mam telewizora, a do Internetu zaglądam zawsze w określonym celu.
W teorii zarządzania wymienia się sześć podstawowych reguł zarządzania czasem.
Pierwsza z nich to komunikacja. Jak uczył Władysław Tatarkiewicz, wysiłek komunikacyjny leży po stronie nadawcy. Upewniajmy się więc, czy właściwie zrozumieliśmy prośbę lub polecenie przełożonego, czy nasz kalendarz spotkań jest aktualny, czy zawsze mamy pewność co do miejsca i czasu spotkania.
Nie zapominajmy również o dyscyplinie. Bez wewnętrznej determinacji nasz wypełniony po brzegi kalendarz może stać się jedynie przyczyną naszej frustracji. Dyscyplina pomaga nam zrealizować zadania, które przed nami stoją. By zarządzać czasem, warto zapomnieć o kilku słowach: „nie chce mi się”. Kiedy mnie dopadnie demon „negatywnego lenistwa”, powtarzam przed lustrem – „chce mi się”, „dam radę”! To działa!
W tym miejscu wspomnieć należy o pamięci. Platon powiedział, „chcesz zapomnieć, zapisz”. Czy miał rację? I tak, i nie. Ludzie na ogół nie ufają swojej pamięci lub ufają jej ponad miarę. Wszystkie ważne informacje zapisujmy w jednym miejscu, wtedy mamy pewność, że nie utoniemy w stosie karteczek, ale także starajmy się je zapamiętać, wykorzystując choćby mnemotechniki, może bowiem zdarzyć się, że zapomnimy notesu lub wyładuje nam się telefon, w którym ustawiliśmy sobie przypomnienie.
Notatnika używajmy także do planowania. Planujmy z wyprzedzeniem miesiąc, tydzień i następny dzień. Należy za wszelką cenę unikać sytuacji, w których nie mamy pełnej świadomości jak wykorzystamy następny dzień, co mamy do załatwienia w następnym tygodniu, z czym musimy zdążyć do końca miesiąca.
Tuwim z gorzką ironią mawiał, że plan to jest coś, co po realizacji okazuje się czymś zupełnie innym. Dlatego samo planowanie nie wystarczy. Pod koniec dnia zaznaczajmy te zadania, które udało nam się zrealizować, pozostałe zaś przenieśmy na inny termin albo delegujmy, uprośćmy lub wykreślmy. To ważny trening dyscypliny i sprawnej organizacji.
Upewnijmy się, czy działamy w sposób zorganizowany. Dobrej organizacji pracy sprzyja: porządek, posegregowanie dokumentów oraz zakup dobrego organizatora. Jestem przekonany, że przestrzegając wymienionych zasad oszczędzisz mnóstwo czasu. Kto z nas nie chciałby zyskać parę dodatkowych dni urlopu?
