Zgodnie z § 27 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 listopada 2010 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. nr 228,
poz. 1487) zespół utworzony przez dyrektora szkoły zakłada i prowadzi kartę indywidualnych potrzeb ucznia. Na podstawie § 28 ust. 1 ww. rozporządzenia kartę dołącza się
do dokumentacji badań i czynności uzupełniających.
Stosownie do § 19 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. nr 23, poz. 225 ze zm.) przedszkole, szkoła i placówka gromadzi,
w indywidualnej teczce, dla każdego dziecka, ucznia lub wychowanka objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego i lekarza. Określenie „w szczególności” wskazuje na katalog otwarty osób uprawnionych
do prowadzenia dokumentacji badań i czynności uzupełniających dla ucznia objętego pomocą o charakterze psychologiczno- pedagogicznym. Rozporządzenie, poza kartą, nie wymienia konkretnych dokumentów, które będą gromadzone w teczce. Należy więc uznać, że będą to wszystkie dokumenty, które wskazują na objęcie ucznia pomocą psychologiczno – pedagogiczną, zarówno formalne, tj. poświadczona kopia opinii z poradni, poświadczona kopia orzeczenia, karta indywidualnych potrzeb, plan działań wspierających, indywidualny program edukacyjno – terapeutyczny, jak i dokumenty wskazujące na pracę z uczniem,
np. arkusze obserwacji, diagnozy, analizy, badania, dokumentacja stanu zdrowia (o ile istnieje potrzeba jej posiadania). Indywidualną teczkę dziecka, ucznia, wychowanka prowadzą specjaliści lub wychowawcy klas. Należy jednak podkreślić, iż dokumentacja ta zawiera dane, o których mowa w art. 27 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 poz. 883 ze zm.), tak zwane dane wrażliwe. Dlatego też dokumenty te muszą być chronione w sposób określony w art. 36 ust. 1. ustawy o ochronie danych.
Po zakończeniu uczęszczania ucznia do przedszkola, po ukończeniu szkoły a także
w przypadku przejścia ucznia do innego przedszkola lub szkoły rodzice ucznia albo pełnoletni uczeń otrzymują oryginał karty, natomiast w dokumentacji szkoły pozostaje kopia. Odbierający kartę na kopii powinni potwierdzić odbiór oryginału, zamieszczając datę i podpis. Za zgodą rodziców ucznia albo pełnoletniego ucznia dyrektor przedszkola
lub szkoły, do której uczeń uczęszczał, przekazuje kopię karty do:
¾ przedszkola,
¾ szkoły lub
¾ placówki: młodzieżowego ośrodka wychowawczego, młodzieżowego ośrodka socjoterapii, specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego oraz specjalnego ośrodka wychowawczego dla dzieci i młodzieży wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki, metod pracy i wychowania, a także ośrodka umożliwiającego dzieciom i młodzieży upośledzonym umysłowo w stopniu głębokim, a także dzieciom i młodzieży z upośledzeniem umysłowym z niepełnosprawnościami sprzężonymi realizację odpowiednio obowiązku, rocznego przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego i obowiązku nauki– do której uczeń został przyjęty.
Dokumentacja przebiegu nauczania, w tym dokumentacja pomocy psychologiczno – pedagogicznej (indywidualna teczka ucznia wraz z kartą) będzie przechowywana w szkole przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt, który przedszkole, szkoła
lub placówka opracowuje zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375 ze zm.). W praktyce przyjęło się, iż okres przechowywania dokumentacji psychologiczno – pedagogicznej kwalifikuje się do kategorii niearchiwalnej B10. Tak więc dokumenty te mogą być przechowywane w składnicy akt przez 10 lat. Należy jednak pamiętać, że wiążący dla każdej szkoły będzie okres wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt wprowadzonym do obiegu przez dyrektora szkoły w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
