Ustawa o systemie oświaty, w art. 5.7 i 5.9 zakłada prowadzenie księgowości szkolnej poza szkołą lub placówką, w ramach jednostek obsługi administracyjno-księgowej (tzw. zespołów lub biur obsługi oświaty). Konsekwencją wyłączenia księgowości ze szkoły jest brak stanowiska głównego księgowego w placówce. Główny księgowy zespołu obsługi pełni więc rolę głównego księgowego szkoły lub placówki.
Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych, dyrektor szkoły lub placówki, jako kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Oznacza to, że główny księgowy zespołu obsługi administracyjno-księgowej nie staje się „automatycznie” głównym księgowym szkoły lub placówki. Powierzenie tego obowiązku powinno wiązać się z imiennym wskazaniem konkretnej osoby. Część jednostek obsługi zadbało o tę formę powierzenia obowiązków przez szkoły – przygotowało odpowiednie formuły. Część jednak szkół i placówek pozostało „w próżni” – traktując głównego księgowego zespołu obsługi finansowej, jako de facto księgowego szkoły.
Główny księgowy gwarantuje szkole lub placówce „bezpieczeństwo finansowe”. Jest odpowiedzialny, za sprawdzenie, czy umowa jest zgodna z prawem, oraz czy są zabezpieczone środki na jej realizację. Dyrektor szkoły nie powinien podpisywać umowy zanim nie zostanie ona podpisana – kontrasygnowana przez głównego księgowego. Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych, złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, oznacza, że: nie zgłasza zastrzeżeń prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem; nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji; oraz że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki, czyli dyrektora szkoły lub placówki. Dyrektor może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji – dyrektor może zadecydować o realizacji umowy, czyli podpisać umowę i przekazać ją kontrahentowi, mimo braku stosownego podpisu głównego księgowego. Jednak w takim wypadku, zobowiązany jest do pisemnego poinformowania o swojej decyzji zarząd jednostki samorządu – wójta, burmistrza lub prezydenta.
