Rozmawiając o kontroli zarządczej z dyrektorami szkół, jak również z nauczycielami i pracownikami, często odnoszę wrażenie, że nie do końca jesteśmy świadomi znaczenia, jakie ma kontrola zarządcza w zarządzaniu szkołą, jak również obowiązków prawnych, jakie spoczywają na jednostce w zakresie realizacji systemu kontroli zarządczej w szkole. Dlatego też zdecydowałem się odnieść do najistotniejszych zagadnień związanych z realizacją systemu kontroli zarządczej w szkole.
Po pierwsze:
Szkoły i przedszkola publiczne mają obowiązek realizowania systemu kontroli zarządczej. Jest to bardzo ważny element procesu zarządzania szkołą. Pomaga on dyrektorowi szkoły w sposób zdecydowany i uporządkowany kierować placówką. Choć placówki niepubliczne nie mają obowiązku wdrażania systemu kontroli zarządczej, mogą one korzystać ze wskazań wynikających z zasad kontroli zarządczej w jednostkach publicznych.
Po drugie:
Podstawowym elementem kontroli zarządczej w administracji publicznej jest odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Po trzecie:
Do podstawowych mechanizmów kontroli zarządczej należą następujące działania:
- dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – tu również mamy przykładowy katalog dokumentów, które mogą być wykorzystywane w procesie kontroli. Mogą to być procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne, niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej;
- nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,
- zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu między innymi wyników analizy ryzyka;
- ochrona zasobów jednostki, w taki sposób, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.
Po czwarte:
Dyrektorzy szkół w ramach prowadzenia kontroli zarządczej są zobligowani do przygotowania:
- Rocznego planu działalności szkoły;
- Sprawozdania z wykonania planu;
- Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
Po piąte:
Dyrektor szkoły decyduje o sposobach i zasadach określania celów kontroli zarządczej.
Działania podjęte w planie dotyczyć mają roku kalendarzowego, ponieważ cele kontroli zarządczej w większości są związane z finansami szkoły (rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem budżetowym). A zatem planowanie pracy szkoły ma bezpośredni związek z zagadnieniami stricte finansowymi, z planem finansowo-rzeczowym i wieloletnim planem inwestycyjnym. To z nimi związane jest jednak największe ryzyko (zagrożenia) w zakresie realizacji. Oczywiście faktem jest, że o sposobach i zasadach określania celów i zadań decyduje bezpośrednio dyrektor szkoły. Nic nie stoi na przeszkodzie, by opracowane zostały także inne plany prorozwojowe. Jest to decyzja dyrektora szkoły. Mogą one dotyczyć np. poprawy wyników nauczania, frekwencji uczniów, organizowania tzw. zielonych szkół, organizowania specjalistycznych sal dydaktycznych itp.
Druga część artykułu w przyszłym tygodniu.
