Gdy już został wprowadzony system kontroli zarządczej, kolejnym etapem jest funkcjonowanie tego systemu tak, aby do końca stycznia móc złożyć, zgodnie ze stanem faktycznym, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w placówce. W oświadczeniu dyrektor placówki oświatowej „jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania skutecznej kontroli zarządczej tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy” (załącznik do rozporządzenia ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 roku Dz. U. Nr 238, poz. 1581) odnosi się do w szczególności do standardów kontroli zarządczej (komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 roku):
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem.
Ponieważ jest to tematyka wciąż aktualna i ważna Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych w odpowiedzi na sygnalizowane potrzeby od grudnia 2011 r. publikuje co kwartał Biuletyn pn. Kontrola Zarządcza w Jednostkach Samorządu Terytorialnego. Poszczególne numery biuletynu pogłębiają i przybliżają problematykę kontroli zarządczej w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego, tym samym do placówek oświatowych.
W biuletynie Ministerstwa Finansów 1 (6)/ 2013 roku można poznać wytyczne, celem rozwiązania problemu podejmowania przez dyrektorów placówek oświatowych działań pozornych w ramach kontroli zarządczej. Mimo groźnie brzmiącego anonsu, w gruncie rzeczy problem dotyczy szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (wytyczne opublikowano w Komunikacie Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r.). Dokument jest skierowany do kierowników jednostek, m.in. do dyrektorów placówek oświatowych, a jest źródłem informacji na temat formalnych aspektów metodologii zarządzania ryzykiem. Natomiast przede wszystkim zawiera przykłady praktyczne, które są ilustracją różnorodnego podejścia do zarządzania ryzykiem funkcjonującego w placówkach oświatowych.
Nade wszystko jednak po lekturze wytycznych można się upewnić, zdaniem autorów Biuletynu (s. 15), „że nie ma jednej słusznej drogi w zarządzaniu ryzykiem i każda placówka oświatowa powinna wypracować własny, optymalny dla siebie model. Motto, jakie przyświecało twórcom Wytycznych brzmi: „Warunkiem skuteczności systemu zarządzania ryzykiem jest jego dopasowanie do jednostki”. Dlatego by dokonać oceny systemu zarządzania ryzykiem w placówce oświatowej nie wystarczy „zapożyczona” z innego systemu np. karta monitorowania zarządzania ryzykiem w placówce oświatowej.
Przeprowadzenie adekwatnej oceny zarządzania ryzykiem obliguje, zgodnie z wytycznymi, do zapoznania się z całą organizacją placówki i po zapoznaniu można dopiero spróbować odpowiedzieć na pytanie, „czy przyjęte rozwiązania są właściwe”? Czy przyjęte rozwiązania „odpowiednio wspierają jednostkę w realizacji jej celów i zadań”? W trakcie konstruowania oceny systemu zarządzania ryzykiem w placówce oświatowej trzeba uwzględnić jej uwarunkowania prawne i organizacyjne oraz oczekiwania dyrektora placówki oświatowej w aspekcie przydatności tego elementu kontroli zarządczej.
Przykłady zaprezentowane w Wytycznych, w których można dostrzec działania rzeczywiste i pozorne w odniesieniu do poszczególnych elementów kontroli zarządczej:
Przykład 1. Środowisko wewnętrzne
Jednym z elementów środowiska wewnętrznego jest przestrzeganie wartości etycznych. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Brak takiej świadomości lub nieprzestrzeganie wartości etycznych może skutkować tym, że zaprojektowane mechanizmy kontroli nie będą funkcjonować tak, jak powinny (np. procedury zamówień publicznych nie będą stosowane), a tym samym ryzyka nie będą prawidłowo zabezpieczone.
Przykład 2. Mechanizmy kontroli
W odpowiedzi na powtarzające się w jednostce problemy z terminowością udzielania odpowiedzi zdecydowano się na wprowadzenie w jednostce systemu informatycznego, którego zadaniem będzie m.in. monitorowanie terminów udzielania odpowiedzi. System został wdrożony, ale informacje z niego nie są okresowo analizowane. Bez tych analiz trudno ocenić skuteczność wprowadzonego mechanizmu.
Przykład 3. Informacja i komunikacja
W celu łatwego dostępu pracowników do uregulowań wewnętrznych utworzono w wewnętrznej sieci intranetowej bazę aktów prawnych. Jednakże nie zakomunikowano tego faktu pracownikom, ponadto część pracowników jednostki nie posiada dostępu do intranetu.
Przykład 4. Monitorowanie i ocena
Jednostka realizuje strategię wieloletnią oraz roczne plany działania. Ocena stanu realizacji celów i zadań określonych w planie rocznym odbywa się co kwartał, natomiast celów i zadań określonych w strategii co pół roku. Wdrażając system zarządzania ryzykiem w jednostce monitorowanie i ocena ryzyka zostały włączone do istniejącego w jednostce procesu sprawozdawczości. Dzięki temu kierownik jednostki otrzymuje nie tylko informacje nt. stanu realizacji celów i zadań, ale także informacje o najważniejszych ryzykach, które mogą wpłynąć na ich realizację i może szybko podejmować odpowiednie decyzje.
Przykład 24. Skuteczność mechanizmu kontrolnego
Kierownik jednostki mając na uwadze zasadę wynikającą z ustawy o finansach publicznych tj. gospodarności i oszczędności przy wydatkowaniu środków publicznych przyjął zasadę określoną w procedurach, że każdy wydatek, który ma miejsce w urzędzie, poprzedzony jest analizą w zakresie konieczności jego dokonania. W tym celu pracownik wypełnia odpowiedni formularz, wskazując i uzasadniając cel wydatkowania środków publicznych, następnie musi uzyskać akceptację (zgodę) ze strony kierownictwa na jego dokonanie oraz potwierdzenie ze strony głównego księgowego, że w budżecie zabezpieczono odpowiednie środki finansowe na ten cel. Kierownik jednostki takim postępowaniem zabezpiecza się przed niegospodarnymi czy też niecelowymi wydatkami w swojej jednostce (adekwatny mechanizm kontrolny do potencjalnego ryzyka). Analizując skuteczność tego mechanizmu, musimy odpowiedzieć na pytanie czy nie wystąpiły przypadki niegospodarnego czy też niecelowego wydatkowania środków finansowych. Jeżeli wystąpiły, jest to dowód na brak skuteczności działania tak ustanowionego mechanizmu kontrolnego. Z powyższego przykładu wynika, że ustanowiony mechanizm może być adekwatny i skuteczny, jak i adekwatny, ale nieskutecznie zabezpieczający przed danym ryzykiem.
Przywołane przykłady z Wytycznych mobilizują do zgłębiania problematyki kontroli zarządczej w placówce oświatowej oraz do nabywania umiejętności dokonywania oceny stanu kontroli zarządczej ze względu na adekwatność, skuteczność i efektywność wprowadzając mechanizmy jej funkcjonowania.
