Wyniki
Nie tylko mów, co masz zrobić, ale także, co chcesz osiągnąć. Myśl w języku efektów. Zdanie: „w środę idę do biblioteki”, zamień na: „w środę napiszę trzy strony doktoratu, przygotuję się do czterech lekcji”. Oto przykład mojego planu na niedzielę:
Do południa zredaguję artykuły moich kolegów.
Do wieczora napiszę artykuł na stronę Edurady.
Do wieczora sprawdzę klasówki moich uczniów.
Działania
Oczekiwane wyniki przekuj w konkretne zadania. Zrób ich listę. Zacznij od tych, które są najpilniejsze. Wcześniej podziel je na trzy kategorie – „muszę”, „powinienem”, „mogę”. Kiedy lista jest za długa, należy ją skrócić.
Harmonogram
Listę zadań przenieś do kalendarza, trzymając się ustalonej hierarchii. Zaczynamy od zadań najtrudniejszych i pilnych. Następnie przechodzimy do ważnych i pilnych. Na końcu zajmujemy się ważnymi i niepilnymi.
Czas
Żeby efektywnie wykorzystywać czas należy szacować, ile czasu zajmie nam dana czynność. Oto przykład takiego szacowania:
10.00-12.00 – zredagowanie trzech artykułów (pilne i najtrudniejsze)
12.30-14.00 – napiszę artykuł na Eduradę (pilne i ważne).
16.00-17.00 – sprawdzę testy uczniów (ważne i niepilne).
Sprawami nieważnymi i niepilnymi nie zawracamy sobie głowy!
Zawsze należy uwzględnić przerwy i mieć jakiś zapas czasu. Na początku sztuka szacowania może wydawać się trudna, później jednak staje się intuicyjna i niezwykle pomocna. Bez szacowania tracimy mnóstwo czasu. Najczęściej na wykonanie jednej czynności przeznaczamy w swoich mentalnych planach dużo więcej czasu niż ona rzeczywiście wymaga. Doskonale pamiętam moją rozmowę z kolegą, z którym chciałem się spotkać jeszcze przed świętami. Kiedy zaproponowałem termin spotkania, odpowiedział: „Chętnie się z tobą spotkam, ale w środę mam dentystę”. Zapytałem zdziwiony: „Całą środę spędzisz u dentysty?” Po chwili namysłu odpowiedział: „Wizytę kończę o 16.00. Godzinę chciałbym odpocząć. Możemy spotkać się o 18.00. Czy ci pasuje?”.
Metoda szacowania jest niezwykle skuteczna, gdyż pozwala osadzić zadania w konkretnym przedziale czasu.
