To miejsce pierwszego kontaktu interesanta ze szkołą. I tak jak zakochujemy się od pierwszego wejrzenia, tak i nasza sympatia do szkoły może obudzić się wraz z pierwszą wizytą w sekretariacie.
Temat moich przemyśleń, którymi chcę się z Państwem podzielić wziął się
z obserwacji zainteresowania szkoleniem sekretarzy szkół (czytaj: również sekretarek, referentów lub innych osób prowadzących sekretariaty szkół).
Znikome zainteresowanie szkoleniem widoczne było ze strony dyrektorów a nie potencjalnych odbiorców szkolenia. Ci drudzy, w przeciwieństwie do swoich szefów, widzą potrzebę podnoszenia kwalifikacji. Osoby, które uczestniczą we wszelkiego typu szkoleniach, konferencjach czy naradach na pewno się ze mną zgodzą, że każde takie uczestnictwo przynosi ze sobą efekty w postaci zdobytej wiedzy czy doświadczenia. Nie bez znaczenia jest również fakt możliwości spotkania się z osobami reprezentującymi tę samą grupę zawodową i wymiana doświadczeń. Wartość dodaną szkoleń przynoszą również pogawędki na przerwie kawowej.
Jednak jak już wspomniałam dyrektorzy niechętnie wyrażają zgodę na udział swoich „sekretarek” w szkoleniach. Powody są różne: brak środków finansowych, niesprzyjający termin, a często po prostu brak takiej potrzeby.
Będę ironiczna i zapytam: no tak, po co szkolić sekretarkę? A co tam się w tym sekretariacie takiego robi, że trzeba się szkolić?
Szanowni Państwo – pracuję w organie prowadzącym szkoły jako główny specjalista ds. oświaty i mam chyba najbliższy (oprócz oczywiście Was) kontakt z Waszymi sekretarkami. Uwierzcie mi – one bardzo chętnie wezmą udział w szkoleniach. I widzą taką potrzebę. Ja również ją widzę i postaram się wyjaśnić czemu.
Sekretariat jest wizytówką szkoły. Jest to miejsce w szkole, gdzie pierwsze kroki kierują rodzice, nowy pracownik, nauczyciel, organ prowadzący, organ sprawujący nadzór pedagogiczny, każda osoba kontrolująca szkołę, a przede wszystkim często zaglądają
do niego uczniowie. To miejsce pierwszego kontaktu interesanta ze szkołą. I tak jak zakochujemy się od pierwszego wejrzenia, tak i nasza sympatia do szkoły może obudzić się wraz z pierwszą wizytą w sekretariacie. Nie mówię tu o wyglądzie pomieszczenia zwanego sekretariatem, choć jest on również ważny. To atmosfera, jaka w nim panuje oraz to w jaki sposób interesant zostanie potraktowany przez sekretarza szkoły pozostawi wrażenie i może skonstruować opinię. Na pewno sami Państwo nie raz odczuli na własnej skórze wizytę
w jakimś sekretariacie. O wizytach w dziekanacie krążą już legendy.
W szkole sekretariat spełnia wiele funkcji. To miejsce o charakterze uniwersalnym. I tak jak w sekretariatach dużych firm sekretarka może mieć w zakresie obowiązków tylko parzenie kawy i odbieranie telefonów, tak w sekretariacie szkoły Pani (lub Pan) musi być „omnibusem”. To tu uzyskuje się najwięcej informacji. Sekretarz szkoły powinien sprawnie
i szybko udzielić wskazówek, odpowiedzieć na pytania i znaleźć konkretne informacje. Nawet podczas nieobecności dyrektora czy innej osoby funkcyjnej, każdy interesant powinien uzyskać informacje na temat załatwienia sprawy z jaką przyszedł.
Sekretarz sprawuje rolę pośrednika między interesantem a dyrektorem. Od jego zachowania zależy często finał załatwienia sprawy. A to jak szybki będzie przepływ informacji, przyczynia się do sprawnego zarządzania placówką. Często jest on również swego rodzaju „buforem”. Niestety na niego spadają również pierwsze oznaki niezadowolenia osób odwiedzających sekretariat. Dlatego też osoby te powinny mieć oprócz merytorycznej wiedzy również umiejętności tzw. „miękkie”, konieczne przy kontaktach interpersonalnych.
Praca w sekretariacie jest również pracą biurową, wykonywaną głównie przy użyciu komputera i innych nowoczesnych urządzeń biurowych. Wymaga to od sekretarzy umiejętności pracy na komputerze oraz znajomości obsługi programów niezbędnych
w szkole (Hermes, SIO itp.). Wiemy, że obecnie funkcjonują dwa systemy informacji oświatowej ( stare i nowe SIO). Jeśli ktoś nie pracował przy wprowadzaniu danych do SIO to nie wie, że to nie jest takie proste. Zwłaszcza nowe SIO, które dostarcza nam niezwykłych wrażeń.
Oczywiście nie bez kozery jest fakt, że w sekretariacie szkoły jest ogrom przeróżnych dokumentów, które muszą być prowadzone starannie, regularnie, poprawnie. Muszą być odpowiednio przechowywane i archiwizowane. Często w mniejszych szkołach Pani (lub Pan) w sekretariacie jest również kadrowcem. Musi znać się na administracji, prawie, bhp i wielu innych dziedzinach. Wiedza na ten temat też nie bierze się znikąd.
Szanowni Państwo, a może warto w budżecie szkoły zaplanować środki finansowe na szkolenie pracowników sekretariatu. Pomyślcie sobie jak bardzo niezbędni są Wam sekretarze szkół (lub inni pracownicy sekretariatu). Wystarczy tylko, że w okresie sprawozdawczym lub nasilonych prac w szkole sekretariat pozostanie pusty. Straszne prawda?
Małgorzata Kuśmierczyk
