Znowelizowane przepisy dotyczą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacji. Zmiany w Kodeksie pracy uszczegółowi także nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Teczka akt osobowych
Przyjęte w znowelizowanej ustawie zmiany nakładają na każdego pracodawcę (także dyrektora szkoły publicznej jak i niepublicznej) nowe obowiązki i zadania dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych. Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zmienia układ akt, powstaje w nich nowa część D, w części A, B, C zmienia się zakres gromadzonej dokumentacji. Nie będą wymagane kwestionariusze osobowe. Część C akt zawierać będzie wyłącznie dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej i innej odpowiedzialności wynikającej z przepisów szczególnych. Wymaga to dostosowania przez pracodawcę akt osobowych do nowych rozwiązań prawnych w okresie 6 miesięcy od dnia w życie nowych przepisów prawa pracy. W praktyce oznacza to założenie nowych teczek akt osobowych o innym podziale tematycznym, z nowym wykazem akt rzeczowych i nową numeracją poszczególnych dokumentów.
Okres przechowywania dokumentacji
W nowym stanie prawnym akta pracownicze wszystkich osób nowozatrudnionych mają być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy albo zakończyła się umowa zlecenie. W przypadku osób zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 do grudnia 2018 r. możliwe będzie skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat, jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki (m.in. przekazanie do ZUS oświadczenia i raportu informacyjnego). Względem pracowników zatrudnionych przed 1999 r. obowiązywać ma nadal okres 50 lat.
Pracodawca zobowiązany jest, po nowelizacji ustawy, przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Indywidualne konto w ZUS
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest możliwea dzięki przekazaniu do ZUS za pracowników oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość.
Pracodawca będzie obowiązany do comiesięcznego przekazywania w imiennym raporcie danych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA). Dane te będą zapisywane na koncie dedykowanym ubezpieczonemu. Dzięki wprowadzeniu indywidualnego konta pracownik nie będzie musiał uzyskiwać od poprzedniego pracodawcy m.in. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Będzie miał również możliwość bieżącego dostępu do danych zapisanych na koncie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS oraz ich weryfikacji. Także w przypadku zagubienia dokumentów pracownik będzie mógł wystąpić z wnioskiem o udostępnienie informacji o stanie konta w systemie teleinformatycznym lub w postaci pisemnej papierowej.
Skrócony okres przechowywania dokumentacji dotyczyć będzie pracowników oraz zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., tj. w dniu wejścia w życie ustawy.
Odbiór dokumentacji przez pracownika
Nowatorskim rozwiązaniem jest wprowadzenie możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. W tym zakresie na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o takim uprawnieniu.
Pracodawca, zgodnie z nowym brzmieniem art. 946 Kodeksu pracy, zobowiązany będzie do udzielenia pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania akt, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o konieczności jej zniszczenia w przypadku, gdy pracownik tych dokumentów nie odbierze. Zniszczenie następuje w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.
Nawiązanie kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem
Nowe przepisy uszczegóławiają prowadzenie akt w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem. Wówczas pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Elektronizacja akt
Zmiana dotycząca prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych w wersji elektronicznej ma charakter fakultatywny i kwestia ta została uregulowana w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.
Pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej, co może mieć wpływ na zmianę dotychczasowej praktyki. Obecnie wielu pracodawców prowadzi podwójną dokumentację – w formie elektronicznej dla własnej wygody oraz w formie papierowej, ponieważ taki obowiązek nakładają obowiązujące przepisy prawa pracy.
Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.
Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia
Znowelizowany art. 221 Kodeksu pracy wprowadza zmianę dotyczącą danych udostępnianych pracodawcy. Nowelizacja wprowadza możliwości żądania przez pracodawcę numeru rachunku bankowego pracownika, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Od 1 stycznia 2019 r. wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W obecnym stanie prawnym pracownik może złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia na wskazany przez niego rachunek rozliczeniowo-oszczędnościowy.
Zapraszamy na szkolenia w całej Polsce!
Dowiedz się więcej >>>
