Odnoszę wrażenie, że problem komunikacji międzyludzkiej jest bardzo istotnym zagadnieniem dla naszych czytelników. Moje stwierdzenie opieram na komentarzach pod artykułami dotyczącymi tego zagadnienia. Tak na marginesie, wiele się z tych komentarzy nauczyłem, a także uświadomiłem sobie, że można na ten problem patrzeć z wielu punktów widzenia.
Już dzisiaj wiemy, jak skutecznie rozwiązywać własne problemy, znając swoje różne stanowiska. Natomiast zrobiliśmy milowy krok ucząc się odróżniać stanowiska od potrzeb. I ten model myślenia dla wszystkich śledzących nasze artykuły na temat komunikowania się stał się nam bliski. Możemy uznać, że podstawy teoretyczne mamy opanowane. Chcemy jednak pójść o jeden krok dalej i nauczyć się zdobytą wiedzę stosować w codziennym działaniu.
Jak spowodować, żeby rozmowa była uporządkowana i prowadzona zgodnie z pewnym modelem? Dojrzeliśmy już wszyscy do tego momentu, aby przeanalizować etapy prowadzenia dobrych negocjacji. Taki algorytm pozwoli negocjatorowi na wentyl bezpieczeństwa przed wpadnięciem w chaos negocjacyjny. Przestrzegając go ustrzeżemy się przed mieszaniem etapów. A przecież w negocjacjach jedno wynika z drugiego. W przedstawionym modelu eksperci zadbali, aby żaden etap istotny dla ostatecznego wyniku nie został pominięty.
Modelowe negocjacje zaczynają się od ustalenia zasad negocjacji.
Jest to pierwszy, ważny punkt, porządkujący rozmowę. Wyobraźcie sobie mecz w dowolnej dyscyplinie sportowej bez wcześniejszego ustalenia zasad. Jestem przekonany, że skończyłoby się to tragedią dla wielu zawodników. Co ważnego możemy ustalić, zanim zajmiemy się problemem negocjacyjnym?
Dla przykładu:
Kto reprezentuje każdą ze stron?
Jakie ma uprawnienia?
Na czyim terenie będą prowadzone negocjacje?
Chcemy rozmawiać o potrzebach, a nie o stanowiskach.
Jak długo będziemy rozmawiać?
To tylko niektóre pytania, na które chcemy uzyskać odpowiedź na tym etapie negocjacji. Tych ustaleń może być zdecydowanie więcej. Kiedy obie strony uznają, że wszystko, co dla nich było istotne zostało ustalone, przechodzą do punktu drugiego, jakim jest ustalenie potrzeb każdej ze stron.
Aby rozmawiać o potrzebach powinniśmy mieć jasność, co do wzajemnych stanowisk, dotyczących sporu negocjacyjnego. Chciałbym przypomnieć jedynie, że jest to moment zwrotny, przełomowy, ponieważ nie skupiamy się na stanowiskach jak dotychczas, a pytamy o potrzeby wynikające z tych stanowisk. Tych pytań jest naprawdę bardzo dużo, ponieważ prawdziwe potrzeby są ukryte głęboko. Dotarcie do nich jest naprawdę sztuką. Niedoświadczeni negocjatorzy skupiają się na pierwszych odkrytych potrzebach i są zaskoczeni, że efekt końcowy nie jest satysfakcjonujący.
Pragnę podkreślić, jak ważny jest to etap, a dobrze przeprowadzony pozwoli na to, że wszystkie następne będą jedynie konsekwencją tego, co już wcześniej wypracowaliśmy.
Znamy już potrzeby każdej ze stron. Teraz możemy przejść do kolejnego etapu, który nazwiemy postawieniem problemu.
Posłużę się tutaj regułą, którą możecie wykorzystać w swoich negocjacjach. A mianowicie:
Co zrobić (tutaj wymieniamy potrzebę każdej ze stron), aby potrzeby każdej ze stron były zaspokojone, a jednocześnie konflikt, który między nami jest został zażegnany?
czyli
Co zrobić, żeby nauczyciel mógł wesprzeć chorą żonę, a jednocześnie dyrektor był spokojny, że jego nieobecność nie spowoduje zagrożenia poczucia bezpieczeństwa jego pozostawionych bez opieki uczniów
Jest to ostatni moment na sparafrazowanie potrzeb i ustalenie, czy właściwie zostały one zidentyfikowane, ponieważ za chwilę przejdziemy do etapu szukania rozwiązań. Etap ten potocznie nazywamy wałkowaniem lub pieczeniem ciasta. Chodzi głównie o to, że zanim będziemy szukać rozwiązań, wcześniej postarajmy się, żeby wypracować ich jak najwięcej, a następnie zweryfikujmy je pod kątem odkrytych potrzeb. Które rozwiązania są najlepsze? Te, które zaspakajają najważniejsze potrzeby, a o tym decydują osoby bezpośrednio zaangażowane w negocjacje. Przypominam, że potrzeby nie są obiektywne, a ocenianie rozwiązań przez ekspertów jest błędem.
Podsumowaniem tego etapu jest zatwierdzenie rozwiązań przez każdą ze stron. Oznacza to, że negocjatorzy są gotowi do podpisania kontraktu. Fakt ten jest szczególnie ważny, kiedy ustalenia są skomplikowane i można je dowolnie interpretować. W sytuacjach spornych odwołujemy się do punktów zawartych w kontrakcie. Dokument ten daje poczucie bezpieczeństwa każdej ze stron, a także podnosi rangę tego wydarzenia.
Właściwie można by rzec, że negocjacje dobiegły już do końca, bo przecież negocjatorzy zaakceptowali wszystkie ustalenia. Byłoby to oczywiste, gdyby nie został nam ostatni etap, jakim jest poszukiwanie pozytywów. Szczególnie ważny jest on wtedy, kiedy nie udało się wypracować porozumienia, a negocjacji nie traktujemy jeszcze , jako fazy ostatecznej. W takiej sytuacji wypracowanie jak największej ilości pozytywów pozwoli nam z większym entuzjazmem wrócić do stołu negocjacyjnego. Etap ten zamyka dzisiejsze rozmowy, a jednocześnie jest już pierwszym punktem następnego spotkania.
Kiedy prezydent USA Bill Clinton spotkał się z prezydentem Rosji Borysem Jelcynem w sprawie wejścia Polski do NATO, po tym wydarzeniu wydali wspólne oświadczenie:
„Zgadzamy się w jednym, że się w niczym nie zgadzamy odnośnie wejścia Polski do NATO”.
Obserwatorzy tego wydarzenia zwątpili w sukces negocjacyjny i byli przekonani, że Polska nigdy do NATO nie wejdzie. A jednak dzisiaj dla wszystkich stało się to już oczywistością. Wydane oświadczenie miało jedynie podkreślić, na jakim etapie znajdują się pertraktacje, i że sprawa nadal jest otwarta.
Udało nam się przebrnąć przez wszystkie istotne etapy negocjacji. Stosując je w praktyce mamy szansę zadbać, aby rozmowy były uporządkowane, a etap końcowy był satysfakcjonujący.
Z tego opisu można by sądzić, że zaproponowany model dotyczy jedynie ważnych negocjacji biznesowych, czy też politycznych. W rzeczywistości każda rozmowa, w której występuje różnica zdań może być przeprowadzona za pomocą zaproponowanego modelu.
