Akta osobowe pracownika
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy, które nakazują skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację.
Każdy pracodawca (także dyrektor szkoły publicznej jak i niepublicznej) ma jasno określone obowiązki i zadania dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zmieniło układ akt, powstała w nich nowa część D, w części A, B, C zmieniono zakres gromadzonej dokumentacji. Nie są już wymagane kwestionariusze osobowe. Część C akt zawiera wyłącznie dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej i innej odpowiedzialności wynikającej z przepisów szczególnych. Obecnie każdy pracownik ma założone nowe teczki akt osobowych o innym podziale tematycznym, z nowym wykazem akt rzeczowych i nową numeracją poszczególnych dokumentów.
Okres przechowywania dokumentacji
W stanie prawnym od 1 stycznia 2019 roku akta pracownicze wszystkich osób nowozatrudnionych mają być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustał stosunek pracy albo zakończyła się umowa zlecenie. W przypadku osób zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 do grudnia 2018 r. możliwe jest skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat, jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki (m.in. przekazanie do ZUS oświadczenia i raportu informacyjnego). Względem pracowników zatrudnionych przed 1999 r. obowiązywać ma nadal okres 50 lat.
Pracodawca zobowiązany jest, po nowelizacji ustawy, przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Indywidualne konto w ZUS
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest możliwe dzięki przekazaniu do ZUS za pracowników oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość.
Pracodawca jest obowiązany do comiesięcznego przekazywania w imiennym raporcie danych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA). Dane te są zapisywane na koncie dedykowanym ubezpieczonemu. Dzięki wprowadzeniu indywidualnego konta pracownik nie musi uzyskiwać od poprzedniego pracodawcy m.in. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Ma również możliwość bieżącego dostępu do danych zapisanych na koncie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS oraz ich weryfikacji. Także w przypadku zagubienia dokumentów pracownik może wystąpić z wnioskiem o udostępnienie informacji o stanie konta w systemie teleinformatycznym lub w postaci pisemnej papierowej.
Skrócony okres przechowywania dokumentacji dotycz wszystkich pracowników
oraz zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., tj. w dniu wejścia w życie ustawy.
Odbiór dokumentacji przez pracownika
Nowatorskim rozwiązaniem stało się wprowadzenie możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. W tym zakresie
na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o takim uprawnieniu.
Pracodawca, zgodnie z nowym brzmieniem art. 946 Kodeksu pracy, zobowiązany jest
do udzielenia pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania akt, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o konieczności jej zniszczenia w przypadku, gdy pracownik tych dokumentów nie odbierze. Zniszczenie następuje w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.
Nawiązanie kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem
Przepisy uszczegółowiły prowadzenie akt w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem. Wówczas pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Elektronizacja akt
Zmiana dotycząca prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych w wersji elektronicznej ma charakter fakultatywny i kwestia ta została uregulowana w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej.
Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby
Zapraszamy na naszą nową stronę z ofertami pracy dla nauczycieli:
