25 maja to dla wielu instytucji i firm ważna data. Od tego dnia zaczyna obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego, tzw. RODO. Ponieważ szkoły i placówki oświatowe w znaczącym stopniu przetwarzają dane osobowe nie tylko uczniów, ale także rodziców i innych osób zaangażowanych w proces edukacji, powyższe przepisy dotyczą także i tych instytucji.
Od dłuższego czasu wielu dyrektorów i pracowników oświaty obawia się, że wdrożenie RODO i ewentualne kary za nieprzestrzeganie ww. przepisów sparaliżują pracę szkoły. Czy jest się czego obawiać?
Oczywiście, że nie. Należy pamiętać, ze placówki oświatowe posiadają bardzo sformalizowaną i bogatą dokumentację, obejmującą także dotychczasowe regulacje związane z ochroną danych osobowych. Szkoły na mocy prawa oświatowego mają prawo przetwarzać i gromadzić dane związane z obowiązkiem nauki i obowiązkiem szkolnym, co wynika z ustawy Prawo Oświatowe i regulujących poszczególne kwestie rozporządzeń MEN. Jednak nie zawsze robią to w sposób prawidłowy.
Dlatego pierwszym krokiem, który należałoby uczynić będzie aktualizacja dotychczasowej dokumentacji do nowego rozporządzenia RODO i znowelizowanej ustawy o ochronie danych osobowych. Następnie trzeba przeanalizować, jakie dodatkowe dane szkoła przetwarza (rodzice, inne podmioty, wizerunek ucznia itp.) i opracować system uzyskiwania zgód i upoważnień do przetwarzania takich danych, a także skutecznie poinformować o takich procedurach wszystkie zainteresowane środowiska.
Kolejne kroki, które należałoby podjąć dotyczą przeszkolenia nauczycieli, którzy, jak pokazuje doświadczenie nie zawsze przestrzegają ochrony danych uczniów i rodziców przy organizacji procesu edukacyjnego i wychowawczego. Po uzyskaniu niezbędnej wiedzy powinniśmy przystąpić do opracowania i wdrożenia niezbędnej dokumentacji wymaganej przez RODO, w tym szacowania ryzyka przy przetwarzaniu danych osobowych oraz stworzenia rejestru czynności przy przetwarzaniu danych.
Po wykonaniu opisanych powyżej czynności, powinniśmy być spokojni, że realizujemy zadania wynikające z nowych regulacji. Bez obaw zatem!
