Ważnym zadaniem dyrektora placówki przed ewaluacją, jest przygotowanie informacji o szkole, Zadanie to wiąże się w dużej mierze z uporządkowaniem dokumentacji szkolnej.
- Ewaluacja zewnętrzna obejmuje ostatnie 3 lata szkolne – dokumentacja!, a działania w placówce poprzedni i dany rok szkolny! – ważne jest by informacje dotyczyły głównie tego okresu.
- Przygotowanie informacji o szkole dotyczy nie tylko przygotowania szeroko rozumianej dokumentacji szkolnej, ale także wypełnienia ankiety przez dyrektora szkoły. Zarówno w ankiecie, jak i w czasie wywiadu, ważne jest by dyrektor odniósł się doprzykładów działań, adekwatnych do zagadnień wskazanych w pytaniach. Informacja o szkole to opis działań na rzecz rozwoju i osiągnięć uczniów.
- Jednym z badań w ramach ewaluacji zewnętrznej jest analiza dokumentacji, czyli analiza danych zastanych. Jest to uzyskanie informacji o zrealizowanych już działaniach szkoły, którymi są nie tylko dzienniki szkolne, arkusze ocen, protokoły zebrań rady pedagogicznej i zespołów nauczycielskich, zarządzenia dyrektora szkoły oraz dokumenty programowe takie jak: statut szkoły, szkolny zestaw programów nauczania lub szkolny plan nauczania. To także gabloty szkolne, prace uczniowskie, nagrania audio i video, zdjęcia, kroniki szkolne, strona internetowa szkoły, notatki, sprawozdania nieformalne itd. Zasadą ewaluacji zewnętrznej jest to, aby to dyrektor i nauczyciele wskazali informacje o swoich działaniach, ponieważ to oni najlepiej wiedzą, gdzie one się znajdują.
- Ważne, aby dokumentacja przygotowana przez nauczycieli spełniała wymogi formalne, np. raporty z badań wewnętrznych muszą zawierać wnioski i rekomendacje. Niestety, nauczyciele często o tym zapominają. Innym problemem są prawidłowo sformułowane wnioski i rekomendacje.
Warto poukładać dokumenty według arkusza analizy dokumentacji.
Warto także pamiętać, że dokumentacja jest tylko jednym ze źródeł informacji. Ważne są wypowiedzi nauczycieli, uczniów, rodziców i dyrektora, którzy wskazują na inne działania szkoły na rzecz rozwoju uczniów.
