Każda kontrola wzbudza w kierownikach jednostek kontrolowanych mniej lub bardziej uzasadniony lęk lub obawę. Odczucia te wynikają z oczywistego przeświadczenia o możliwości niedopełnienia określonych zobowiązań nałożonych na daną jednostkę. Kontrolujący na podstawie doświadczeń kontrolnych, mają określone kanony najczęściej popełnianych błędów i dlatego często skupiają swoją uwagę na określonych zagadnieniach.
Stąd zasadnym jest poznanie tego kanonu tak, aby właściwie przygotować się do kontroli i uniknąć błędów najczęściej popełnianych w innych szkołach i placówkach.
Poniżej przedstawiamy katalog najczęściej wykrywanych błędów podczas kontroli zewnętrznych w szkołach i placówkach oświatowych.
- 1. Brak upoważnień do dostępu i przetwarzania danych osobowych.
Pamiętajmy, że zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, administrator ma obowiązek wydania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych każdemu pracownikowi, którego to zadanie dotyczy. Takie upoważnienie powinni otrzymać między innymi:
- pracownicy działu kadr (kadrowa),
- pracownicy księgowości,
- członkowie komisji ZFŚS,
- inni pracownicy przetwarzający dane osobowe.
Pamiętajmy również o dopełnieniu obowiązku prowadzenia rejestru wydanych i anulowanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych.
- 2. Brak niektórych wymaganych regulaminów lub ich nieaktualne zapisy.
Wewnątrzszkolne prawo tworzymy w zgodności z zapisami prawa ogólnie stosowanego. Regulacje wewnętrzne pozwalają doprecyzować regulacje zewnętrzne do potrzeb i specyfiki różnych podmiotów. Należy pamiętać, że część regulaminów powinna być opracowana i wprowadzona w obieg prawny szkoły w oparciu o jednoznaczny nakaz prawa zewnętrznego.
Przykładem takich regulaminów w szkole są choćby:
- Regulamin pracy,
- Regulamin rady pedagogicznej,
- Regulamin ZFŚS,
- Regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych.
Bardzo ważne jest, aby regulaminy posiadały aktualne, zgodne z prawem regulacje.
- 3. Niepełna lub niewłaściwie prowadzona dokumentacji środków przyznawanych w ZFŚS np.:
- brak dokumentów poświadczających trudną sytuację pracownika,
- brak rachunków dokumentujących poniesione wydatki, np. na lekarstwa;
- przyznawanie pożyczek niezgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS oraz preferowanie wybranych pracowników;
- brak wniosków o świadczenia z ZFŚS.
