Istnieją różne style i formy porozumiewania się.
Styl partnerski charakteryzuje się tym, że osoba, która komunikuje się, uznaje własne potrzeby i oczekiwania oraz partnera za równie ważne. Osoba komunikująca się w sposób partnerski nie narzuca własnego punktu widzenia, nie formułuje nakazów i zakazów, a wskazuje rozmówcy konsekwencje jego postępowania. Charakterystyczne dla tego stylu jest porozumienie, uważne słuchanie, dbałość o jakość wypowiedzi i domaganie się tego samego od partnera. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na zjawisko komunikacji pozornej. Występuje ona wówczas, gdy wydaje się nam, że prowadzimy dialog z pracownikiem, a tak naprawdę nie słuchamy go, ignorujemy jego oczekiwania.
Ukształtowanie sprawności komunikowania jest szczególnie ważne dla relacji pomiędzy dyrektorem, a pracownikiem i rodzicem. Ma ono ogromne znaczenie dla kształtowania się właściwych relacji i partnerskiego komunikowania się pracowników placówki oświatowej, rozwija pracę zespołową dla dobra ucznia i osiągnięcia przez to korzyści dydaktyczno-wychowawczych.
Styl niepartnerski polega na tym, że jeden z partnerów interakcji koncentruje się na tym, co sam chce osiągnąć w rozmowie, lub rezygnuje z własnych dążeń i ułatwia rozmówcy osiągnięcie zamierzeń. Zatem według psychologii styl niepartnerski może pojawiać się w dwóch postaciach. Pierwsza, kiedy rozmówca nie liczy się z partnerem, narzuca mu własne tematy, kończy rozmowę, kiedy uważa to za stosowne, czasami mówi niezrozumiale, próbuje wydawać rozkazy i nakazy. Ogólnie chce wywierać wpływ. Druga występuje, kiedy rozmówca nie liczy się z własnymi potrzebami. Godzi się, by słuchano go nieuważnie, przerywano mu wypowiedź, ulega naciskom i rezygnuje z własnych przekonań.
Analizując znaczenie komunikacji w pracy dyrektora placówki należy podkreślić, iż stanowi ona podstawę zasadniczych funkcji, takich jak sprawowanie kontroli, motywowanie, wyrażanie uczuć oraz informowanie. Służy kontrolowaniu zachowania pracowników poprzez komunikowanie pożądanego sposobu zachowania bądź przeciwstawiając się postępowaniu niewłaściwemu. Komunikacja może sprzyjać motywacji, gdyż za jej pośrednictwem uświadamiamy pracownikom , czego się od nich oczekuje, jak mogą poprawić swoją efektywność, czy jakie popełniają błędy. Informowanie o celach i przekazywanie informacji zwrotnej o postępach w ich osiąganiu pobudza motywację. Komunikacja umożliwia również wyrażanie uczuć i zaspokajanie potrzeb społecznych, stanowiąc mechanizm wyrażania zadowolenia czy frustracji.
Funkcjonowanie w zespołach wymaga ujawniania uczuć i emocji, zarówno pozytywnych, jak negatywnych, co jest możliwe właśnie dzięki komunikowaniu się ich członków. Przekazywanie danych czy informacji stanowi niezbędny składnik procesu podejmowania decyzji. Dzięki komunikacji możliwe staje się zatem skuteczniejsze działanie przy mniejszym poziomie ryzyka. Każdy proces komunikowania się pełni przynajmniej jedną ze wspomnianych funkcji i jest przez to niezbędnym elementem funkcjonowania w relacjach z innymi ludźmi.
Komunikowanie się jest procesem, bez którego nie są możliwe kontakty międzyludzkie – procesem, który należy traktować jako wzajemne oddziaływanie społeczne za pomocą komunikatów. Termin „wzajemne oddziaływanie ” zwraca uwagę na ważny element, a mianowicie na sprzężenie zwrotne, bez którego nie ma prawidłowej komunikacji.
Komunikujemy się wtedy, gdy przekazujemy informacje, sprawdzamy czy zostały zrozumiane, prosimy o wyjaśnienia, oraz nawzajem przekazujemy sobie własne interpretacje. Bez sprzężenia zwrotnego mamy do czynienia jedynie z monologiem nadawcy komunikatu. Nawet jeżeli przekaz w komunikacie jest w istocie jednostronny, to sam proces wymaga wymiany dwustronnej, albowiem sprzężenie zwrotne jest istotnym wzbogaceniem procesu komunikacji. Upewniamy się także, czy informacja dotarła i czy właściwa jest jej percepcja. Informacje to każda wiadomość przekazywana różnym odbiorcom w różny sposób. Przepływ informacji umożliwia powiadomienie o zmianach, nowościach a także bieżącą wymianę poglądów.
Informacje przekazywane odbiorcom zawierają różną treść. W zależności od tego, kogo i o czym informujemy jest ona przyjmowana różnorodnie. Na treść komunikatu jakim jest każda przekazywana informacja wpływają różne czynniki zniekształcające np.: sposób przekazywania informacji, okoliczności informowania, osobowość rozmówców itd. Efektem tego jest często opaczne rozumienie przekazywanych informacji. Ważną sprawą jest dotarcie z właściwą informacją do każdej osoby. Aby to osiągnąć, dyrektor placówki winien w codziennej pracy stosować różnorodne narzędzia komunikacyjne :
– narady z całym zespołem – zaplanowane lub tzw. „odprawy tematyczne”,
-konsultacje indywidualne,
-księga zarządzeń,
-zeszyt informacji bieżących,
-tablica ogłoszeń dla personelu,
-tablica informacyjna dla rodziców,
-gazetki,
-ankiety dla pracowników i rodziców, które dają możliwość analizy różnych spraw dotyczących funkcjonowania placówki
-skrzynka pytań i odpowiedzi dostępna dla wszystkich, gdzie można zadawać pytania bądź zgłosić zastrzeżenie
-korespondencja służbowa,
-kontakt telefoniczny,
-droga elektroniczna -e-mail, strona internetowa placówki,
Ważnym aspektem dobrej komunikacji dyrektora z pracownikami i rodzicami są otwarte drzwi kancelarii. Służą do informowania o każdym problemie, o życiu szkoły.
Wysoka jakość pracy szkoły czyli zadawalające wyniki nauczania i wychowania zależą od sprawnego przepływu informacji. Jakość pracy szkoły jest efektem współdziałania wszystkich podmiotów funkcjonujących w szkole. Wiadomo, że dobra współpraca jest, między innymi, zależna od przepływu informacji, jej planowości, płynności i rzetelności.
Dyplomacja, takt oraz dobór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych przez dyrektora szkoły w relacjach nauczyciele, obsługa, rodzice, organ nadzorujący oraz uczniowie ma niezaprzeczalne znaczenie, bowiem każda przekazywana treść poprzez właściwe zrozumienie i zastosowanie przynosi konkretne efekty w prawidłowości funkcjonowania placówki, jej dobrej atmosfery i efektywności pracy.
„Czy jestem dobrze zrozumiany?, Jak mnie zrozumiałeś?, Co mogę zrobić, abyśmy się lepiej komunikowali?”- to trzy podstawowe pytania, jakie powinni zadawać sobie dyrektorzy szkół, jak i zwykli ludzie, którzy chcą się lepiej komunikować.
Zadanie trzech prostych pytań i uzyskanie na nie odpowiedzi spowoduje, że nasza komunikacja stanie się efektywniejsza i ograniczy do minimum ryzyko związane z niepoprawnym odbiorem komunikatu.
Beata Świątek – uczestniczka kursu zarządzania oświatą zorganizowanego przez Instytut Kształcenia Eko-Tur Niepubliczną Placówkę Doskonalenia Nauczycieli.
