Zgodnie z Ustawą o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych z dnia 31 stycznia 1980 r. (tekst jednolity z 2005 r Dz. U. nr 235, poz. 2000) pieczęć urzędowa, której wygląd, wymiary, sposób używania, przechowywania, zamawiania i wyrobu określają przepisy, podlega określonym obostrzeniom prawnym.
W art. 16c. ust. 1 tej ustawy jest opis cech urzędowej pieczęci:
- metalowa,
- okrągła,
- tłoczona,
- zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania, w naszym przypadku „nazwa szkoły”.
Natomiast rozmiary pieczęci urzędowej określone zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. 1955 nr 47 poz. 316 ze zm.). Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia RM wymiary pieczęci urzędowych do tłoczenia w papierze i do tuszu wynoszą 36 mm średnicy, do laku wynoszą 30 mm średnicy (§ 13), do legitymacji szkolnych 20 mm średnicy (§ 13 pkt 2).
Treść pieczęci urzędowych w szkole zawiera nazwę szkoły, która jest zapisana w statucie szkoły, co jest unormowane w Rozporządzeniu MEN w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół. Szkoły filialne używają pieczęci urzędowych szkół, którym organizacyjnie podlegają, a szkoły pozostające w zespole szkół samodzielne nazwy bez dodatku „w Zespole…”.
Gdy chodzi o kolor tuszu w przepisach prawa nie ma jednoznacznych zapisów odnośnie koloru tuszu do pieczęci urzędowych. Każdy kolor jest dozwolony. W szkołach powszechnie stosuje się kolory czerwony lub niebieski. Stosowanie koloru czarnego pieczęci może utrudniać odróżnienie oryginału dokumentu od jego kopii.
Podmioty uprawnione do używania pieczęci urzędowych
Do używania pieczęci urzędowej są uprawnione podmioty wymienione w art. 2a. ustawy. Wśród tych podmiotów uprawnionych znajdują się szkoły publiczne i szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych. Rozumienia użytych określeń „szkoła publiczna” i „szkoła niepubliczna o uprawnieniach szkoły publicznej” należy szukać w ustawie o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. (Dz. U. nr 95, poz. 425 ze zm.)
W art. 2 pkt. 2) zostały wymienione szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne i artystyczne. Szkoły publiczne to te, dla których organem prowadzącym jest podmiot administracji publicznej i wówczas muszą spełniać wymogi zapisane w art. 7 ust. 1 ustawy o systemie oświaty. Szkoły niepubliczne to te, dla których organem prowadzącym są podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego i ministrowie. Szkoły niepubliczne zyskują uprawnienia szkół publicznych po spełnieniu wymogów zapisanych w art. 7 ust. 3 ustawy o systemie oświaty.
Poza wymienionymi szkołami publicznymi oraz szkołami niepublicznymi o uprawnieniach szkół publicznych pozostałe jednostki oświatowe, także przedszkola publiczne i niepubliczne, placówki i inne, nie mają uprawnień do używania pieczęci urzędowych.
Dlatego na przykład dyrektor przedszkola publicznego pieczętuje pieczęcią podłużną placówki tzw. „pieczątką firmową” akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
Używanie pieczęci urzędowej
Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, w następujących przypadkach:
- pieczęć o średnicy 36 mm na świadectwie wydawanym przez szkołę natomiast pieczęć o średnicy 20 mm na legitymacjach szkolnych;
- na odwrocie legitymacji szkolnej ważność dokumentu w kolejnych latach szkolnych potwierdza się przez umieszczenie daty ważności i odcisku pieczęci urzędowej szkoły o średnicy 20 mm;
- zgodnie z § 22 rozporządzenia MEN z dnia 7 czerwca 2010 roku w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. nr 97, poz.624) w przypadku utraty oryginału świadectwa uczeń może wystąpić do szkoły, która wydała dokument, z pisemnym wnioskiem o wydanie jego duplikatu; duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa; na pierwszej stronie u góry należy umieścić wyraz „Duplikat”, a na końcu dokumentu dodać wyrazy „Oryginał podpisali” i wymienić nazwiska osób, które podpisały oryginał lub stwierdzić nieczytelność podpisów oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową;
- we wzorze aktu nadania stopnia nauczyciela kontraktowego, określonym w załączniku nr 5 do Rozporządzenia MEN z dnia 1 marca 2013 roku w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz. U. poz. 393) wskazano miejsce odciśnięcia pieczęci urzędowej o średnicy 36 mm;
Zamawianie pieczęci urzędowej
Zgodnie z § 16 Rozporządzenia Rady Ministrów do wyrobu pieczęci państwowych uprawniona jest wyłącznie Mennica Państwowa. Na stronie internetowej Mennicy Polskiej 30 września 2011 roku został zamieszczony artykuł dotyczący ścieżki, procedur, osób odpowiedzialnych po stronie Mennicy za realizację zamawiania pieczęci urzędowych zgodnie z § od 17 do 22 cytowanego rozporządzenia.
Dla szkół zamówienia na pieczęcie urzędowe do Mennicy Państwowej składają organy prowadzące, które mogą przekazać uprawnienie do zamawiania pieczęci urzędowych bezpośrednio podległym jednostkom organizacyjnym. W takiej sytuacji organy prowadzące winny zawiadomić Mennicę Państwową o przekazaniu tych uprawnień szkołom. Zamówienie powinno być pisemne i podpisane przez kierownika zamawiającej jednostki organizacyjnej lub pracownika przez niego wyznaczonego. W zamówieniu należy wskazywać osobę upoważnioną do odbioru wykonanej pieczęci, podając nazwisko, imię i numer legitymacji pracowniczej tej osoby, względnie dokładny adres, na który wykonana przez Mennicę Państwową pieczęć ma być przesłana w formie poleconej przesyłki pocztowej.
