Sytuacja związana z ochroną danych osobowych w placówkach oświatowych powoli stabilizuje się. W związku z wieloma wątpliwościami Ministerstwo Edukacji Narodowej we współpracy z Urzędem Ochrony Danych Osobowych 24 sierpnia br. opublikowało poradnik pt. „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”, w którym zostały wyjaśnione najistotniejsze kwestie RODO w szkołach.
Jak wypełnić obowiązek informacyjny?
To novum, którego nie wymagała poprzednia ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 roku. Szkoła ma obowiązek poinformować właścicieli danych osobowych m.in. o tym, kto jest administratorem danych osobowych, w jakim celu i na jakiej podstawie będą one przetwarzane etc. Można to zrobić na kilka sposobów. Po pierwsze, umieszczając właściwie sformułowaną klauzulę informacyjną na stronie internetowej placówki, np. w zakładce polityka prywatności. Po drugie, warto zadbać o to, by taka klauzula pojawiła się w widocznym miejscu budynku szkoły, np. na gazetce ściennej. Po trzecie, można każdego właściciela danych osobowych poinformować o zasadach RODO ustnie, przekazując mu najważniejsze informacje i po czwarte, taką klauzulę powinny zawierać wszelkie dokumenty, które będzie wypełniał rodzic lub opiekun prawny dziecka.
Ministerstwo zwraca przy tym zagadnieniu uwagę na dwa istotne elementy. Otóż w wypełnianiu obowiązku informacyjnego szkoły powinny zadbać o wykorzystanie wszelkich możliwych kanałów komunikacyjnych tak, aby każdy miał możliwość poznania obowiązujących od 25 maja br. przepisów. Ponadto, obowiązek informacyjny ma zawierać precyzyjny, łatwy w zrozumieniu komunikat dostosowany do typu odbiorcy, np. dzieci.
Warstwowe przekazywanie informacji
Jeśli wypełnianie obowiązku informacyjnego nastręcza administratorowi dodatkowe trudności, eksperci UODO sugerują tzw. warstwowe przekazywanie informacji, polegające na wskazaniu jedynie tych najważniejszych elementów opisanych w art. 13 i 14. RODO i odesłanie osób zainteresowanych do pełnej klauzuli informacyjnej. Zdaniem ministerstwa takie rozwiązanie doskonale sprawdza się, np. podczas organizacji uroczystości szkolnych i rozsyłania zaproszeń, np. do rodziców uczniów.
Rekrutacja i RODO
Poradnik doprecyzowuje, w jaki sposób powinien wyglądać proces rekrutacji do szkół z zastosowaniem nowych przepisów, mając jednocześnie na uwadze fakt, iż jest to moment, w którym placówki oświatowe pozyskują spore zasoby danych osobowych. Najważniejsze, by przestrzegać obowiązującego prawa – a więc nie tylko RODO, ale przede wszystkim najważniejszych dokumentów normalizujących polski system kształcenia, w tym przede wszystkim ustawy Prawo Oświatowe. Polski prawodawca precyzyjnie określa, jakie dane i w jakim zakresie mogą być przetwarzane podczas naboru do szkół.
Gabinet pielęgniarki a ochrona danych
Istotną kwestią na gruncie „szkolnego” RODO jest rozróżnianie administratorów danych osobowych. Przepisy prawa jednoznacznie stanowią, że uczniowie w szkole muszą mieć zapewnioną podstawową opiekę zdrowotną i zadaniem dyrektora jest zapewnienie im takiej opieki. W tym celu zostaje zawarta umowa między szkołą oraz placówką medyczną, a także między placówką medyczną a Narodowym Funduszem Zdrowia. Ani pielęgniarka, ani higienistka nie są pracownikami szkoły, więc nie pozostają w stosunku służbowym względem dyrektor szkoły. W ten sposób podmiot medyczny, świadczący usługi medyczne dla uczniów, staje się zupełnie odrębnym administratorem danych osobowych i to na nim spoczywa obowiązek wdrożenia zasad ochrony danych osobowych adekwatnych do prowadzenia dokumentacji medycznej.
Zachęcamy Państwa do sięgnięcia po poradnik „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”. Równie serdecznie zachęcamy do naszego kanału informacyjnego na YouTube, znajdziecie tam również praktyczne wskazówki stosowania najnowszych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Anna Kozimor-Cyganik
