Po tych kilku lekcjach dotyczących sztuki negocjowania możemy stwierdzić, że nabycie umiejętności prowadzenia rozmowy pomaga w budowaniu relacji. Ten etap mamy już za sobą. W negocjacjach niczym już nie zostaniemy zaskoczeni. Zajmijmy się teraz sztuką proszenia.
Wielu z nas na pewno ma wątpliwości, czy trzeba mieć jakieś szczególne umiejętności, aby „prosić”, a niektórzy nawet twierdzą, że to nie jest obszar do uczenia się. Nie chodzi nam o to, żeby prosić i godzić się z tym, że druga osoba może nam odmówić. Chcemy przecież w kontaktach z ludźmi być skuteczni.
Kiedy korzystamy z tej formy komunikowania się, a druga strona kategorycznie nam odmawia, staramy się wywrzeć na nią presję. Stosujemy takie narzędzia, jak zawstydzanie, wpędzanie w poczucie winy, czy też sięgamy do ostatecznych argumentów, takich jak szantaż czy groźba.
Poprzednie artykuły przekonały nas do filozofii wzajemnej podmiotowości. Nie dążymy już do osiągnięcia sukcesu kosztem innych, dlatego jesteśmy zainteresowani, aby uczyć się nowych narzędzi, tak, aby nie zaburzając relacji, nasza prośba była skuteczna. Jak posiąść te umiejętności, skoro w „prośbę” jest wpisane niepodważalne prawo do odmowy?
Na wstępie pragnę zaznaczyć, że każdy, kto chciałby skorzystać z tego narzędzia, wcześniej powinien przepracować założenie, że osoba, którą prosimy ma prawo do odmowy. Skoro zależy nam na podtrzymaniu dobrego kontaktu, to naturalne jest, że staramy się zrozumieć i zaakceptować tę zasadę. Wszystkie metody, o których będziemy mówić w tym artykule, to także odwoływanie się do potrzeb, bo one są podstawą filozofii proszenia.
W tym miejscu chciałbym zaprezentować Państwu algorytm proszenia.
Dyrektor szkoły zwraca się z prośbą do nauczyciela muzyki, aby jego zespół taneczny wziął udział w święcie gminy. Pan Tadeusz jest wyjątkowo miłym, człowiekiem, ale z przykrością odmawia dyrektorowi. (odmowa prośbie)
Zapytacie, czy miał prawo do tej odmowy? Twierdzę, że tak. Skoro dyrektor prosił, to znaczy, że był świadomy, że impreza odbędzie się w prywatnym czasie nauczyciela, i dlatego jego odmowa będzie tylko konsekwencją wystąpienia dyrektora z pola prośby.
Zdarza się, że dyrektor występując z tego pola chciałby, żeby jego pracownik odebrał ten komunikat tak, jakby był on z pola decyzji. Takie zachowania świadczą o nieczytelności wysyłanego przez przełożonego komunikatu, a także o lęku przed braniem przez niego odpowiedzialności. Dyrektor z naszego przykładu zachował się poprawnie, zwrócił się do nauczyciela we właściwej formie. Co jednak powinien zrobić w sytuacji, gdy spotka się z odmową pracownika?
Tradycyjnie może odwołać się do groźby i szantażu. Przełożonemu jednak bardzo zależy na dobrych relacjach z nauczycielem, a w jego interesie nie leży wchodzenie w otwarty konflikt. Chciałby jednak być skuteczny w swojej prośbie. Postanawia sięgnąć do poznanych już narzędzi z obszaru negocjacji. W związku z tym zadaje pytanie nauczycielowi o jego potrzeby, kryjące się za odmową. Jednocześnie sygnalizuje, z jakiego powodu zależy mu na udziale zespołu w święcie gminy.
– Panie Tadeuszu, na ogół jest Pan przychylny, aby nasz zespół reprezentował szkołę na różnych imprezach. Co takiego się stało, że Pan odmawia? (pytanie o potrzeby nauczyciela)
– Panie Dyrektorze. W sobotę mam ważną uroczystość rodzinną. Zaprosiłem wiele osób, w związku z tym odwołanie imprezy jest niemożliwe. A poza tym, nie chcę żonie sprawić zawodu. (potrzeby nauczyciela)
Co robi dyrektor po usłyszeniu takiego wyjaśnienia? Przyznaje nauczycielowi prawo do odmowy i stara się zrozumieć jego trudną sytuację:
– Panie Tadku, już teraz wiem, dlaczego Pan mi odmawia. Będąc w Pana sytuacji postąpiłbym podobnie. Zaręczam, że dalej nie będę naciskał.
Postawa dyrektora będzie miała wpływ na kolejne etapy w procesie proszenia, ponieważ nauczyciel od tego momentu może być bardziej otwarty na dalszy przebieg rozmowy.
– Zależy mi, żeby przekazać Panu, z jakiego powodu tak bardzo chciałbym, abyśmy wzięli udział w tym święcie. Pan naczelnik zakomunikował mi, jak dla niego ważna jest ta uroczystość, a ja chciałbym podtrzymywać z nim dobre relacje. Zależy mi także i na tym, aby pan naczelnik wspierał naszą szkołę. (dyrektor odkrywa własne potrzeby)
Drobna uwaga: mówimy o własnych, a może nawet o osobistych interesach. Wskazywanie na indywidualne potrzeby ma o wiele większą siłę argumentowania. Nie odwołujemy się zatem do dobra ogółu (czy tak, jak kiedyś – do dobra partii).
Pada pytanie dyrektora szkoły do nauczyciela:
– Panie Tadeuszu, czy Panu również zależy, żebym ja miał dobre relacje z naczelnikiem? I żeby on wspierał naszą szkołę?
Pan Tadeusz odpowiada:
– Oczywiście, Panie Dyrektorze!
Odpowiedź jest kluczowa. Ustalenie wspólnych interesów jest warunkiem przejścia do następnego etapu proszenia.
– W związku z tym, że jest to też i Pana potrzeba, czy moglibyśmy się wspólnie zastanowić, co zrobić, żeby Pan nie zawiódł swojej żony, a jednocześnie, żebym ja zachował dobre relacje z naczelnikiem? No i oczywiście, żeby nasz zespół wystąpił na tej uroczystości? (postawienie problemu)
Jak się domyślacie, jesteśmy w samym środku procesu negocjacyjnego. Dyrektor szkoły rozpoczął rozmowę od prośby, a w jej trakcie przeniósł się do pola negocjacji. W związku z tym jesteśmy już teraz na etapie wałkowania ciasta, czyli szukania rozwiązań.
Tego etapu nie będziemy rozkładać na czynniki pierwsze. Zrobiliśmy to już przy okazji uczenia się o negocjacjach. Po długim poszukiwaniu rozwiązań okazało się, że asystentka Pana Tadeusza z przyjemnością pokieruje zespołem w czasie imprezy. Natomiast on pomoże jej wybrać repertuar i przygotować uczniów do występu. Dzięki takiemu rozwiązaniu nauczyciel muzyki podtrzyma dobre relacje z dyrektorem, a także nie zawiedzie własnej żony w związku z rodzinnym świętem.
Na czym polega sukces skutecznego proszenia?
Dyrektor i nauczyciel zadbali o swoje potrzeby, a problem został rozwiązany. Obie strony są usatysfakcjonowane.
Mam nadzieję, że pomogłem Państwu uświadomić, na czym polega nowy model proszenia. Dzięki zdobytej nowej umiejętności, korzystanie z tego pola nie będzie dla Was większym problemem.
Liczę również na to, że zdobyta wiedza podniesie poziom Waszych relacji z najbliższymi.
Po przeczytaniu tego artykułu mogą powstać pewne wątpliwości, co do korzystania z formy proszenia. Czy oznacza to, że dyrektor na co dzień powinien zrezygnować z takiej formy grzecznościowej? Oczywiście, że nie. Przecież ten sposób komunikowania się z pracownikami pomaga w budowaniu atmosfery w zespole. Narzędzie, o którym piszę, dotyczy wykorzystania formy proszenia przy zarządzaniu w sytuacjach wyjątkowych.
