Po wakacyjnej przerwie trudno przestawić ciało i umysł na funkcjonowanie w tzw. tempie. Ileż to razy we wrześniu zerkniemy przerażeni na kalendarz albo na zegarek, krzycząc sobie lub innym – nie mam czasu!
No cóż… Na czas nie mamy wpływu; ciągle tyka w irytującym tempie sześćdziesięciu sekund na minutę, sześć dziesięciu minut na godzinę. Rzeczywiście, czas obiektywny jest całkowicie poza naszą kontrolą, lecz czas subiektywny jest znacznie bardziej zmienny. To twoja postawa wobec tego, co aktualnie robisz, jest w stanie go spowolnić lub niezmiernie przyspieszyć.
To znaczy możesz tym czasem zarządzać. W zarządzaniu czasem chodzi o kontrolowanie roszczeń do dostępnego ci czasu.; o to, by mieć pewność, że użytek, który robisz ze swojego czasu – a jest to bardzo ograniczony przydział – jest najlepiej dostosowany do twoich osobistych potrzeb i celów. Chodzi o to, by w stosownym momencie powiedzieć „nie” innym ludziom, bezosobowym pożeraczom czasu i sobie samemu. Z tego powodu, gdy przystępujesz do zarządzania swoim czasem, nie najważniejsze jest uporządkowanie terminarza czy uporządkowanie biurka, lecz ustalenie, jakie właściwie są twoje osobiste cele.
Starając się osiągnąć równowagę, warto jeszcze pamiętać o znaczeniu zarówno zawodowych, jak i prywatnych wymagań. Jedni stawiają na pierwszym miejscu zawodowe sprawy, zaniedbując np. kontakty rodzinne czy towarzyskie, a przy tym głoszą, iż pracują „dla rodziny”. Inni wprost przeciwnie, nawet rezygnują ze swojego zawodowego rozwoju w imię spraw prywatnych.
Każdej z tych postaw, niezależnie od ustalonych priorytetów, brak równowagi. Zarządzanie czasem pozwala obejmować szerszy obraz.
Istnieje szereg ćwiczeń i technik, które pozwalają na polepszenie sposobów zarządzania czasem. Obowiązuje jednak jedno fundamentalne podejście: dzielenie dużych zadań – przedsięwzięć na mniejsze. Postępowanie zgodnie z powiedzeniem „Jak zjeść słonia? Po kawałku.” pozwala planowo i racjonalnie realizować nawet wielkie prace.
Pierwsze ćwiczenie: segregacja zadań, które nas czekają. Posłuży do tego zwykła kartka papieru, podzielona na ćwiartki. Każda z nich nosi inny tytuł i zawiera listę spraw do załatwienia w planowanym czasie: tygodnia, miesiąca.
Ćwiartka pierwsza to sprawy pilne i ważne. Nie mogą poczekać, gdyż od ich załatwienia, od zajęcia się nimi zależy bardzo wiele. No cóż – terminowa ankieta do kuratorium może mieć właśnie taki charakter.
Ćwiartka druga to sprawy niepilne, ale ważne. Zajęcia z tego fragmentu naszego planu są ważne w dłuższej perspektywie czasowej, ale nie wymagają naszej natychmiastowej uwagi. Zaplanowanie szkoleń służących naszemu osobistemu rozwojowi w ciągu najbliższego roku to zadanie z tej właśnie ćwiartki.
Ćwiartka trzecia to sprawy pilne, ale nieważne. Recenzja notki, która nauczyciel zamierza umieść na stronie internetowej szkoły. Notka, aby być aktualną musi pojawić się tam w ciągu kilku dni, ale zadanie to nie przyniesie żadnego konkretnego rozwiązania problemów, które przed nami się piętrzą, a ponadto możemy delegować te pracę na innego pracownika.
Ćwiartka ostatnia zawiera sprawy niepilne i nieważne, które spokojnie w naszym kalendarzu możemy opuścić, choć chętnie byśmy im poświęcili czas np. telefoniczne pogaduszki z koleżanką z sąsiedniej szkoły na różne tematy.
Przydzielone wszystkie zadania? Zaplanowane? Czas, który poświęciliśmy na zrobienie tych czterech list zaowocuje, jeśli ściśle będziemy pilnować „ćwiartkowego” porządku.
Kolejne ćwiczenia w następnej części.
