Te sfery wymagają dużej dyspozycyjności, sprawności organizacyjnej i odporności emocjonalnej, gdyż każdy dzień obfituje w nieoczekiwane sytuacje, wymagające szybkich i adekwatnych decyzji.
Bardzo ważną umiejętnością jest planowanie pracy. Z praktyki wiadomo, że niektóre zadania wykonujemy codziennie na bieżąco (zmiany organizacyjne z powodu nieobecności nauczycieli, wyjazdów klas, uroczystości szkolnych), inne mają dłuższą perspektywę i można ich realizację rozłożyć w czasie (organizacja uroczystości, konkursów, spotkań z rodzicami). Poszczególne zadania również różnią się ważnością (te związane z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom zawsze mają najwyższą wagę).
Dobrą praktyką jest typowanie zadań z uwagi na ich ważność i pilność jako priorytety. Wiadome jest, że nie można nawet przy ogromnym natłoku zajęć zrezygnować z wyznaczenia i opublikowania zastępstw, ale zaplanowana ocena dekoracji w klasach z reguły może poczekać do następnego dnia.
Polecam planowanie pracy w perspektywie tygodnia. Warto to robić w piątek, jednocześnie podsumowując stan realizacji zadań w bieżącym tygodniu. Po wygenerowaniu listy zadań można je umieścić w proponowanej tabelce.
Planując własną pracę, szacujmy czas potrzebny na realizację bieżących zadań, mając na względzie konieczność zajęcia się pilnymi i ważnymi sprawami spoza planu. Są to zazwyczaj interwencyjne spotkania z uczniami, rodzicami lub nauczycielami, na które jeśli wymagają natychmiastowej reakcji, musimy znaleźć czas.
Przy profesjonalnym wyznaczaniu celów działania warto pamiętać o formule SMART mówiącej, że każdy cel powinien być:
- S – Specific (specyficzny, konkretny);
- M – Measurable (mierzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb, jednostek, norm,etc.);
- A – Acceptable (akceptowany przez realizatora);
- R – Reliable (realny, możliwy do osiągnięcia);
- T – Time banded (określony w czasie),
i określeniu zasobów do ich realizacji. Twoim zasobem jest czas, ale też współpracownicy, którym możesz powierzać pewne zadania do realizacji (o delegowaniu uprawnień pisaliśmy w poprzednich artykułach tego cyklu).
W bieżącej pracy warto też zadbać o łatwy dostęp do baz danych (np. telefony, maile do nauczycieli, rodziców, instytucji, z którymi współpracujemy, ale też dokumenty z zakresu prawa oświatowego, szkolnego itp.).
Z biegiem czasu każdy wicedyrektor dysponuje ulubionym „oprzyrządowaniem” w postaci funkcjonalnych arkuszy (np. hospitacji, monitorowania wybranych obszarów pracy szkoły), programów (do tworzenia zastępstw, rekrutacji, przekazywania informacji). We współczesnych szkołach w większości korzystamy z oprogramowania firm zewnętrznych („Vulcan”, „Librus”, „Synergia”, „Progman”), ale niektóre rozwiązania tworzymy sami.
Dużym wyzwaniem organizacyjnym jest stworzenie efektywnego systemu przepływu informacji. Tu z reguły sprawdzają się tradycyjne lub elektroniczne tablice informacyjne pozwalające opublikować dane dotyczące wydarzeń ogólnoszkolnych i odnotować inicjatywy poszczególnych klas, nauczycieli czy Samorządu Uczniowskiego. Ta sfera działań wicedyrektora przypomina pracę dyspozytora – nie może dojść do kolizji.
Bardzo ważnym elementem warsztatu pracy wicedyrektora są zasady i procedury postępowania w sytuacjach trudnych ( z pracownikami, uczniami, rodzicami. ) Aby były przydatne, muszą być poddawane ewaluacji i powszechnie znane. Warto pamiętać, że nie jesteśmy zobowiązani do natychmiastowego podejmowania decyzji tuż po zapoznaniu się z problemem, gdyż każda sprawa z reguły wymaga pewnego dystansu czasowego i emocjonalnego. Bardzo ważne jest zapewnienie komfortu rozmowy z zainteresowaną osobą. Toteż wyłączając sytuacje wyjątkowe (w postaci bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa) należy zadbać o sprzyjający czas i miejsce rozmowy. Korzystając z telefonu zawsze pytajmy, czy rozmówca może w tej chwili prowadzić rozmowę – użytkownik komórki może nie mieć do tego sprzyjających warunków, ale jako zainteresowany powinien w wyznaczonym wspólnie terminie oddzwonić. Podejmując decyzję, zwłaszcza niewygodną dla którejś strony konfliktu, zawsze poinformuj o procedurze odwołania od Twojej decyzji. Ta procedura powinna zostać uzgodniona z dyrektorem szkoły.
W trosce o własną kondycję psychiczną warto zbadać, czy służy nam i jakości naszej pracy „napoleońska” praktyka wykonywania kilku czynności intelektualnych na raz. Może od czasu do czasu warto zamknąć przysłowiowe drzwi do pokoju nauczycielskiego i popracować w spokoju i ciszy. Nasi współpracownicy zwykle oczekują od nas natychmiastowej dyspozycyjności, ale czasem mamy prawo a nawet obowiązek wpłynąć również na ich dyscyplinę i organizację pracy uświadamiając im, że jeśli wspólnie wyznaczymy czas rozmowy w sprzyjającym obu stronom terminie, nasze spotkanie będzie efektywniejsze.
Pełniąc funkcję wicedyrektora pamiętajmy, że to stanowisko obliguje nas do stanowienia przykładu w rzetelnym wykonywaniu obowiązków nauczyciela. I chociaż bardzo często koliduje to z czynnościami kierowniczymi, dokładajmy starań, by punktualność rozpoczynania lekcji, przygotowanie materiałów i pomocy dydaktycznych na wysokim poziomie, intuicja i wrażliwość pedagogiczna były naszą dewizą.
Wicedyrektor powinien być również animatorem wewnątrzszkolnego doskonalenia nauczycieli. Jest to wręcz niezbędne w upowszechnianiu zmian w prawie oświatowym, nowości metodycznych i organizacyjnych. Podejmowanie efektywnych działań na rzecz innowacji w pracy szkoły, umiejętna współpraca z gronem i dostrzeganie oraz upowszechnianie osiągnięć współpracowników z pewnością przysporzy mu satysfakcji i ułatwi realizację codziennych, rutynowych zadań.
