Najczęstszą i najwłaściwszą formą ewaluacji jest opracowanie pytań do kwestionariusza badawczego, rozdanie go w formie anonimowej do członków i liderów poszczególnych grup zadaniowych a następnie zebranie kwestionariuszy i przeprowadzenie analizy danych. Oczywiście taką analizą powinna zająć się również grupa zadaniowa. Grupa do spraw ewaluacji pracy szkoły sporządza raport całościowy, obejmujący prace wszystkich grup zadaniowych i przedkłada ją dyrektorowi placówki. Na tej podstawie dyrektor placówki jest w stanie zastanowić się nad prawidłowością w funkcjonowaniu grup zadaniowych, nad ewentualnym wprowadzeniem zmian aby jeszcze bardziej wzmocnić i poprawić działanie tych grup. Taki raport jest raportem zbiorczym, który można przedstawić później na radzie pedagogicznej bądź podczas kontroli.
Oczywiście tego typu ewaluacja jest ewaluacją ogólną, która pod koniec półrocza lub na zakończenie roku szkolnego powinna pokazać czy grupy zadaniowe poprawiły swoje funkcjonowanie od czasu poprzedniej ewaluacji.
To co jest najważniejsze to ewaluacje na bieżąco w poszczególnych grupach, planowanie działań, rozwiązywanie problemów „tu i teraz”, wspólne refleksje członków grup na temat ich pracy, tego co udało im się zrealizować a czego nie, dlaczego im się wszystko nie udało, co mogli zrobić inaczej i ewentualnie jak mogli to zrobić. Liderzy grup powinni składać raporty np. raz na kwartał z pracy ich grup zadaniowych bezpośrednio na biurko dyrektora a ewentualne problemy rozwiązywać wraz z dyrektorem i wicedyrektorem na bieżąco.
Tylko i wyłącznie regularne badanie pracy grup zadaniowych jest w stanie zapewnić efektywną, terminową i rzetelną prace wszystkich członków poszczególnych grup. Lider jest odpowiedzialny za wyznaczanie zadań „małych kroków” w realizacji celu ogólnego. Na podstawie realizacji kolejnych małych kroków przez członków grupy, jest w stanie ocenić czy grupa działa sprawnie czy nie, czy zmieści się w wyznaczonym czasie i czy nie popełnił jakiegoś drobnego błędu, który na tym etapie może szybko skorygować. Gdyby lider zabierał się za taką ewaluację na kilka dni przed obowiązkiem złożenia raportu do dyrektora, mogłoby się okazać, że grupa nie ma najmniejszych szans, na zmieszczenie się w terminie wyznaczonym na początku.
Cykliczny monitoring jest kluczem do swobodnego realizowania poszczególnych zadań, które założyliśmy na etapie planowania.
Zadaniem ewaluacji nie jest pokazywanie tego jak jest źle, ile błędów popełniamy itd. Jest to narzędzie, które ma nam pomóc zrozumieć, w którym miejscu mogliśmy coś pominąć, ma nam dać odpowiedź na to co możemy jeszcze zrobić aby praca w grupach była jeszcze przyjemniejsza a przez to lepiej wykonywana. Nie jest to forma chłosty a raczej anioła stróża, który wskazuje nam dobrą drogę.
Maciej Przetakiewicz – uczestnik Kursu Zarządzania Oświatą organizowanego przez Instytut Kształcenia EKO-TUR, Niepubliczną Placówkę Doskonalenia Nauczycieli
