Dokumentowanie spotkań z rodzicami w szkole

Większość zebrań z rodzicami jest planowa (np. ujęta w kalendarzu szkolnym), ale może zaistnieć potrzeba zorganizowania zebrania doraźnego. Zebrania planowe mają temat/tematy stałe, zależne od okresu roku szkolnego i przyporządkowane im zagadnienia, tematy, komunikaty. Każde zebranie ma zazwyczaj także sprawy różne do omówienia.

Na przykład: zgodnie z art. 44b ust. 8 i 9 ustawy o systemie oświaty nauczyciele na początku każdego roku szkolnego informują uczniów oraz ich rodziców o:

a)     wymaganiach edukacyjnych niezbędnych do otrzymania przez ucznia poszczególnych śródrocznych i rocznych ocen klasyfikacyjnych z zajęć edukacyjnych, wynikających z realizowanego przez siebie programu nauczania;

b)     sposobach sprawdzania osiągnięć edukacyjnych uczniów;

c)     warunkach i trybie otrzymania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej
z zajęć edukacyjnych.

Wychowawca oddziału na początku każdego roku szkolnego informuje uczniów oraz ich rodziców o:

a)     warunkach i sposobie oraz kryteriach oceniania zachowania;

b)     warunkach i trybie otrzymania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania.

Przegląd możliwych do zastosowania metod dokumentowania zebrań z rodzicami

Protokół zebrania – jest to najbardziej formalny, profesjonalny sposób dokumentowania zdarzeń. Ma największą wartość dowodową. Konstruując protokół zebrania można (ale nie trzeba) wzorować się na zasadach sporządzania protokołu określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby (art. 68 § 1). Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole (art. 68 § 2).

Podczas zebrania może być przeprowadzona dyskusja (wówczas mogą być sformułowane wnioski), może być zbiorowe podejmowanie decyzji przez rodziców (wówczas ważny jest wynik głosowania, ustalenie wspólnego stanowiska, itp.), itp. Te i podobne zdarzenia powinny być odnotowane w protokole. Można przygotować schemat protokołu (stałe punkty), aby zapewnić jednolite, uporządkowane informacje. Zamiast odczytywania protokołu stosowana bywa praktyka sporządzania wydruku protokołu i przedłożenia go kolejno wszystkim zebranym do zapoznania się z treścią i podpisania go.

Notatka z zebrania –  jest uproszczoną formą protokołu. Sporządza ją np. nauczyciel prowadzący zebranie, dołączając listę osób uczestniczących w zebraniu. Notatka zawiera zazwyczaj wskazanie kto ją sporządził, kto uczestniczył np. w zebraniu, na jaką okoliczność jest sporządzona, jakie wnioski sformułowano/jakie ustalenia poczyniono. Do notatki z zebrania nauczyciel dołącza listę rodziców uczestniczących w zebraniu.

Wpis do dziennika lekcyjnego w miejscu dedykowanym na kontakty z rodzicami i/lub zebrania z rodzicami ─ z uwagi na małą ilość miejsca w dzienniku pozwala na odnotowanie tematu/tematów zebrania, ewentualnie jego najważniejszej kwestii. Oddzielnie gromadzone są listy osób uczestniczących w zebraniu.

Sposób dokumentowania powinien być określony w statucie szkoły .

  PRZYKŁAD ZAPISU W STATUCIE :

Wychowawcy klasy gromadzą i przechowują przez okres cyklu edukacyjno – wychowawczego następującą dokumentację:

1) plan pracy wychowawczej na każdy rok szkolny,

2) wnioski do pracy w kolejnym roku szkolnym,

3) protokoły z zebrań z rodzicami uczniów z listą obecności,

4) potwierdzone pisemne informacje o przewidywanych ocenach niedostatecznych

oraz nagannej ocenie zachowania..

Podstawa prawna:

1)     Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty  – art. 44b ust. 8 – 9,

2)     Ustawa z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 256, 695, 1298) – art. 68 § 1 – 2.

OGÓLNE ZASADY DOKUMENTOWANIA

PRZYKŁAD NOTATKI

Warszawa, dn. ………………….

Notatka z rozmowy przeprowadzonej z Panią/Panem/Państwem ……………………………………………..dotyczącej ucznia/uczennicy ……………………………………………………………………

Miejsce zamieszkania: …………………………………………………………………….

Numer telefonu rodziców (prawnych opiekunów):

służbowy: …………………………..,

domowy: ……………………………,

komórkowy: …………………………

Obecni podczas rozmowy:

1. ………………………………………………………………………..,
2. ………………………………………………………………………..,
3. ………………………………………………………………..………,
4. ………………………………………………………………..………,
5. ………………………………………………………………..………,
6. ………………………………………………………………….…… .

Ustalenia:

1. ………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………………….…….……………………………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………………….…….……………………………………………………………………………………………………
4. ……………………………………………………………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………
5. …………………………………………………………………………………….…….………………………………………………………………………………………………………….

Uwagi:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Termin następnego spotkania: …………………………………………………..

Podpisy osób obecnych podczas rozmowy:

1……………………….

2……………………….

3………………………