Zaświadczenie wydaje właściwy organ (w przypadku szkoły – dyrektor szkoły), wg kompetencji określonych w odrębnych przepisach, w trybie wynikającym z kodeksu postępowania administracyjnego.
Kodeks postępowania administracyjnego definiuje m.in. następujące zasady wydawania zaświadczeń:
- zaświadczenie wydaje się na żądanie osoby ubiegającej się o potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego – art. 217 § 1 kpa;
- zaświadczenie wydaje się, jeżeli potwierdzenie faktów lub stanu prawnego wymaga przepis – art. 217 § 2 pkt 1 kpa albo jest niezbędne osobie ze względu na jej interes prawny – art. 217 § 2 pkt 2 kpa;
- zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni – art. 217 § 3 kpa.
Dyrektor może ustalić zasady i tryb wydawania zaświadczeń.
Dyrektor wydaje zaświadczenia:
- potwierdzające pełnienie funkcji, prowadzenie działań lub wykonywanie zadań;
- do wniosków o postępowanie kwalifikacyjne lub egzaminacyjne na stopień awansu zawodowego;
- zaświadczenie o kontynuowaniu nauki;
- zaświadczenie o zatrudnieniu;
- zaświadczenie o wysokości zarobków.
Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 268a. Kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej może w formie pisemnej upoważniać pracowników kierowanej jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie,
a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.
