Od 4 maja 2019 r. obowiązuje nowy przepis dodany do ustawy o ZFŚS. Jest to art. 8 ust. 1d, który obliguje pracodawcę do dokonania przeglądu danych osobowych, które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości.
Podstawowym kryterium, według którego powinny być dysponowane środki z ZFŚS jest to odnoszące się do sytuacji materialnej, osobistej lub życiowej pracownika uprawnionego do korzystania z Funduszu. W związku z tym, na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność w zakresie analizowania poziomu spełnienia tych kryteriów przez poszczególnych pracowników.
Najwięcej kontrowersji budzi obiektywność określenia sytuacji materialnej poszczególnych pracowników, dlatego też pracodawcy żądają odpowiedniego udokumentowania tej sytuacji przez pracowników. Dokumenty te przetwarzane i przechowywane powinny być z uwzglednieniem przepisów RODO. Zapisy dotyczące zasad przetwarzania, wykorzystania, usuwania danych osobowych pracowników pozyskanych do celów ZFŚS powinny być szczegółowo określone w regulaminie ZFŚS.
Od 4 maja 2019 r. w zapisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych znajduje się przepis art. 8 ust. 1d, który obliguje pracodawcę do przeglądu danych osobowych, które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS.
Zgodnie z tym artykułem pracodawca ma obowiązek przeglądać zgromadzone dane nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.
Ustawa o ZFŚS nakłada również kolejny obowiązek, czyli usunięcia danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w art. 8 ust. 1a i ust. 1c ustawy o ZFŚS.
O co chodzi z art. 8 ust. 1a i ust. 1c?
Art. 8 ust. 1a dotyczy udostępnienia pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości. UWAGA! Pracodawca nie niszczy dokumentacji od razu po tym jak przyzna świadczenie, a niektórzy tak robią, bojąc się RODO. Myślą, że lepiej nic nie przechowywać, że nie mogą posiadać dokumentacji, a niektórzy niestety nawet nie pobierają oświadczeń o sytuacji socjalnej ani wniosków od pracowników, bojąc się konsekwencji prawnych. To nie jest właściwe rozwiązanie. RODO polega na ochronie danych osobowych, ale nie na tym, żeby przydzielać pieniądze ZFŚS beż żadnej dokumentacji. Pieniądze ZFŚS w jednostkach budżetowych są pieniędzmi publicznymi, więc tym bardziej należy dbać o dokumentację do celów dowodowych, aby wykazać, że pieniądze były właściwie rozdysponowane.
Przyjrzyjmy się art. 8 ust. 1c – nowość od 2019 r. Mówi on o tym, że pracodawca przetwarza dane osobowe, (które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości), przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Szczególnie istotna jest ostatnią cześć zdania, tj. pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Co to znaczy „przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń”?
To znaczy, że na przykład jeśli pracodawca przyznał pożyczkę mieszkaniową, a pracownik jej jeszcze nie spłacił, albo trwa windykacja, to dokumentów dotyczących pożyczki nie możemy usunąć do czasu zakończenia dochodzenia spłaty.
Roszczenia może mieć do pracodawcy np. organ skarbowy w zakresie zobowiązań podatkowych. Jeśli będzie prowadzona kontrola prawidłowości odprowadzenia zaliczki na podatek, pracodawca powinien dysponować dokumentami, dzięki którym udowodni słuszność swojego postępowania. Czyli, na przykład, jeśli pracodawca przyznał zapomogę losową, która jest zwolniona z opodatkowania, to musi posiadać dokumenty świadczące, że dana zapomoga była faktycznie zapomogą losową.
