Działaniami w ramach kontroli zarządczej należy objąć wszystkie obszary funkcjonowania jednostki. Standardy zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
- Środowisko wewnętrzne;
- Cele i zarządzania ryzykiem;
- Mechanizmy kontroli;
- Informacja i komunikacja;
- Monitorowanie i ocena.
1. Środowisko wewnętrzne
Standardy w tym obszarze wyodrębniają cztery elementy, które mogą mieć istotny wpływ na realizację przez przedszkole celów i zadań:
– przestrzeganie wartości etycznych;
– kompetencje zawodowe;
– struktura organizacyjna;
– delegowanie uprawnień.
Przestrzeganie wartości etycznych
Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.
Przykładowe działania:
– wdrożenie kodeksu etyki pracowników;
– wdrożenie kodeksu etyki pracowników niepedagogicznych;
– wdrożenie kodeksu etyki nauczycieli.
Wymienione kodeksy muszą być zgodne z obowiązującym prawem, uzupełniają statut przedszkola i regulamin rady pedagogicznej.
Kompetencje zawodowe
Należy zadbać o to, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Trzeba również zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników i osób zarządzających.
Przykładowe działania:
– opracowanie regulaminu naboru pracowników samorządowych na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na stanowiska kierownicze urzędnicze:
– zarządzanie dyrektora w sprawie przeprowadzenia oceny okresowej pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych oraz kierowniczych stanowiskach urzędniczych;
– opracowanie planu szkoleń pracowników.
- 2. Cele i zarządzanie ryzykiem
Wprowadzenie elementu zarządzania ryzykiem, jest bardzo istotnym aspektem w kierowaniu jednostką. Na co dzień bowiem dyrektor placówki podejmuje decyzje, które narażone są na ryzyko i mogą z różnym natężeniem wpływać na funkcjonowanie jednostki. Ryzykiem jest możliwość wystąpienia określonego zjawiska, które może mieć negatywny wpływ na realizowane zadania bądź osiągane cele. Z kolei zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększanie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań i powinno być dokumentowane.
Na cele i zarządzanie ryzykiem składają się:
– misja;
– określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji;
– identyfikacja ryzyka;
– analiza ryzyka;
– reakcja na ryzyko.
Misja
Należy rozważyć możliwość wskazania celu istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji, podstaw funkcjonowania, systemu finansowania, realizowania zadań.
Przykładowe działania:
– opisanie misji w statucie przedszkola.
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena realizacji
Cele i zadania powinny zostać określone jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą w wyznaczonych mierników. Zaleca się przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać o to, aby określające cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.
Przykładowe działania:
– stworzenie planu nadzoru pedagogicznego na każdy rok szkolny;
– opracowanie projektu planu finansowego jednostki.
Identyfikacja ryzyka
Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. Dyrektor powinien w sposób ciągły podejmować czynności służące określeniu ryzyka, po to, aby móc podjąć działania mające na celu zabezpieczenie jednostki przed jego niekorzystnymi skutkami. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka. Dyrektor, jako kierownik jednostki, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe dysponowanie środkami pieniężnymi.
Przykładowe działania:
– udokumentowanie procesu identyfikacji ryzyka;
– sporządzenie listy zagrożeń.
Analiza ryzyka
Dyrektor przedszkola powinien umieć określić prawdopodobieństwo wystąpienia określonego ryzyka, określając jego skalę. Należy zastanowić się, czy ryzyko, gdy wystąpi, ma wpływ na pracę jednostki i w jakim stopniu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka.
Przykładowe działania:
– oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia każdego rodzaju ryzyka;
– oszacowanie potencjalnych strat przy wystąpieniu ryzyka;
– opracowanie mapy ryzyka.
Reakcja na ryzyko
W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Nie ma jednolitych rozwiązań dotyczących zarządzania ryzykiem w przedszkolu. Na dyrektorze placówki ciąży obowiązek prowadzenia rejestru zidentyfikowanego ryzyka, który w szczególności powinien zawierać takie informacje jak: zadanie, obszar ryzyka, prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, przyczyna ryzyka, skutki ryzyka, mechanizmy reagowania na ryzyko i ich uzasadnienie.
Przykładowe działania:
– prowadzenie rejestru ryzyka,
– określenie rodzaju reakcji na każde ryzyko,
– opracowanie planu reakcji na poszczególne ryzyko.
Iwona Iwańska-Brzeszcz – uczestniczka kursu kwalifikacyjnego
