Najczęściej popełniane błędy:
- Brak odpowiednich części teczek akty osobowych (brak części D);
- Umieszczanie dokumentów w niewłaściwej części akt i w niewłaściwej kolejności;
- Umieszczanie oryginałów dokumentów (np.: świadectw, zaświadczeń itp.).
Nieaktualne zaświadczenia o przeprowadzeniu badań okresowych pracowników.
Pamiętajmy, że zgodnie z art. 229 §4 Kodeksu pracy pracownik/nauczyciel nie może być dopuszczony do pracy bez ważnych badań wstępnych, kontrolnych i okresowych.
Zawieranie umów zlecenia z pracownikami szkoły, których przedmiotem są czynności lub zadania wchodzące w zakres obowiązków służbowych tych osób;
Pamiętajmy, że skutkiem zawarcia umowy cywilnoprawnej w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy jest uznanie – bez względu na nazwę umowy – że pracownika łączy ze szkołą umowa o pracę. Zastępowanie umowami cywilnoprawnymi umowy o pracę jest niedopuszczalne (art. 22 §1(1) i §1(2) Kodeksu pracy).
Brak aktualnego statutu szkoły lub nieaktualne zapisy w statucie.
Statut szkoły jest jej „konstytucją” aktem regulującym sposób, zasady funkcjonowania oraz zadania szkoły/placówki. Powinien być aktem prawnym odpowiadającym rzeczywistym warunkom funkcjonowania jednostki w zgodności z prawem zewnętrznym. Z racji tego, że jest aktem najważniejszym w hierarchii aktów prawa wewnątrzszkolnego, powinien być stale aktualizowany. Treść statutu powinna być jednoznaczna i zrozumiała, akt powinien być napisany zgodnie z zasadami techniki prawodawczej.
Brak regulacji dotyczących funkcjonowania jednostki w warunkach panującej pandemii.
Szczególnie ważne jest aby regulacje wewnętrzne (regulaminy, procedury) określały zasady funkcjonowania szkoły i były zgodne z regulacjami prawnymi odnoszącymi się do zapewnienia bezpieczeństwa epidemicznego. Pamiętać należy, że obowiązkowo należy uregulować zasady sprawnego funkcjonowania wszystkich organów szkoły w tej specyficznej sytuacji. Np.: dostosowanie regulaminu rady pedagogicznej do odbywania zebrań w formule on-line lub w systemie obiegowym.
Brak aktualizacji zapisów kart ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy z uwzględnieniem zagrożenia wynikającego z epidemii COVID-19.
Niewłaściwie prowadzona dokumentacja procesu nauczania, np.:
- dzienniki lekcyjne – braki we wpisach tematów lekcji poświadczonych podpisami nauczycieli oraz brak adnotacji o realizowanych zastępstwach;
- brak dzienników zajęć wyrównawczych, pozalekcyjnych, nauczania indywidualnego oraz niewłaściwe ich prowadzenie;
- nieodnotowywanie obecności uczniów,
- nieuzupełnione wpisy tematów zajęć, brak poświadczenia realizacji zajęć przez dyrektora lub wicedyrektora;
arkusz ocen:
- brak wymaganych załączników,
- brak wpisu o uchwale będącej podstawą klasyfikowania,
- brak pełnej nazwy zajęć edukacyjnych,
- brak drugiego imienia ucznia,
- brak nazwy oceny i miesięcy w pełnym brzmieniu,
- brak właściwego „wykreskowania” wolnych miejsc,
- brak wpisu przyczyny opuszczenia szkoły,
- brak adnotacji o: wydaniu świadectwa ukończenia szkoły, wydaniu duplikatu świadectwa, udzieleniu zezwolenia na indywidualny program lub tok nauki, wydłużeniu etapu edukacyjnego, sporządzeniu odpisu arkusza ocen ucznia;
Nieprawidłowości związane z klasyfikacją uczniów:
- brak lub niestosowanie istniejących procedur uzyskiwania ocen wyższych niż przewidywane,
- przeprowadzanie egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych niezgodnie z obowiązującymi zasadami;
- brak lub błędy w stosowaniu uzupełniania różnic programowych dla uczniów zmieniających szkołę lub klasę;
Brak właściwej dokumentacji realizacji zadań związanych z PPK.
Jednym z najważniejszych zadań dyrektora szkoły (pracodawcy) w ramach PPK jest wybór w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej PPK w szkole/placówce.
Proces wyboru powinien odbywać się w porozumieniu i w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami załogi i powinien być właściwie udokumentowany.
Ważnym w tym zakresie dokumentem jest protokół uzgodnienia wyboru określonej instytucji finansowej.
Katalog dokumentów i spraw, które podlegają procesowi kontroli zewnętrznej jest o wiele szerszy, ale znajomość tych najważniejszych pozwoli nam uniknąć tych najbardziej powszechnych błędów, czego serdecznie Państwu życzę.
